業務効率化ツールは、業務効率化や生産性向上などのさまざまなメリットを受けられるため、導入している企業は増加しています。しかし、業務効率化ツールには多くのサービスがあるため、どれを導入するべきか迷っている担当者の方もいるのではないでしょうか。
この記事では、業務効率化ツールを導入するメリットやおすすめツールを目的別に解説します。無料のツールも紹介するので、検討材料にしてみてください。
- 1 業務効率化ツールとは？導入する4つのメリット
- 2 【目的別】おすすめの業務効率化ツール10選
- 2.1 【営業】業務効率化におすすめのSFAツール
- 2.2 1．Sales Force（セールスフォース）
- 2.3 2．Sales cloud（セールスクラウド）
- 2.4 3．HubSpot（ハブスポット）
- 2.5 【マーケティング】業務効率化におすすめのMAツール
- 2.6 4．Marketing Cloud Account Engagement（マーケティング・クラウド・アカウント・エンゲージメント）Pardot
- 2.7 5．SATORI（サトリ）
- 2.8 6．KARTE（カルテ）
- 2.9 【業務自動化】業務効率化におすすめのRPAツール
- 2.10 7．【無料版あり】UiPath（ユーアイパス）
- 2.11 8．【無料版あり】Automation Anywhere
- 2.12 【顧客管理】業務効率化ツール
- 2.13 9．kintone（キントーン）
- 2.14 10．Sansan（サンサン）
- 3 ツールを賢く導入して、業務効率化を進めよう！
業務効率化ツールとは？導入する4つのメリット
業務効率化ツールとは、業務上のコスト削減や生産性向上など、業務効率化につながるツールです。人が行なう作業の自動化や社内外でのコミュニケーションの円滑化、ペーパーレス化の促進など、さまざまな種類の業務効率化ツールが開発されています。業務効率化が進むと、社員のモチベーションアップや売上の向上が期待できるのです。
以下では、業務効率化ツールを導入する4つのメリットについて詳しく解説します。
- 作業時間の短縮
- コスト削減
- 生産性の向上
- DXの促進
導入メリット1．作業時間の短縮
業務効率化ツールを導入することで、社員の作業時間が短縮できます。従来、書類の印刷や管理、会議室の予約などの作業は、すべて社員が手作業で行う必要がありました。そのため、業務量が多くなると作業時間が長くなり残業しなければいけないこともあります。
ツールの導入によりペーパーレス化や業務が自動化されると、事務作業にかかっていた時間を削減できるのです。たとえば、2時間かかっていた作業を30分に短縮できれば、それだけ早く社員が帰宅できます。
作業時間が短縮されれば、売上に直接つながるような別の業務にもあてられます。業務効率化ツールの導入による作業時間の削減は、社員のためにもビジネスのためにもなるのです。
参考：業務効率化ツール10選｜【カテゴリ別】おすすめツールと選定ポイント
導入メリット2．コスト削減
業務効率化ツールを導入すると、人件費や光熱費、研修費などのコスト削減の効果が期待できます。
たとえば、ペーパーレス化や業務自動化により、書類整理やデータ入力などの作業に人員を割く必要がなくなり人件費が抑えられます。先述したように作業時間が短縮されることで、残業代の削減にもつながるでしょう。
さらに、書類や備品などの管理や保管しておく場所の確保も必要ありません。自動化された業務を社員に教育することもなくなるので、研修費も削減できます。
オンライン会議ツールを導入すれば、会議室を使用する必要がなくなり、使用料や光熱費をカットできます。全国どこでも会議できるので、移動するための交通費も節約が可能です。
参考：業務効率化ツールおすすめ13選紹介！メリットや選び方を徹底解説
導入メリット3．生産性の向上
従来、膨大な時間がかかっていた事務作業は、必要な業務の時間を圧迫する上に、社員の疲弊につながるため生産性を低下させる原因となっていました。業務時間が長くなると、社員の健康面に影響したり、プライベートの時間を奪ったりすることもあり、業務に対するモチベーションが下がることも少なくありません。
業務効率化ツールで事務作業を自動化できれば、売上に直結する本当に必要な業務に集中できます。社員が本当にやるべきことが見える化され、一人ひとりの生産性向上が期待できるのです。
生産性が向上すれば、モチベーションも上がり、社員が積極的に新しいことに挑戦したり、新しいビジネスアイデアが生まれたりするなど、社内全体により良い雰囲気が波及していくことも期待できます。
参考：業務効率化ツールおすすめ13選紹介！メリットや選び方を徹底解説
導入メリット4．DXの推進
DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、ITツールの導入で製品・サービスの改善などを実施し、組織の変革を図ることです。この組織の変革により、会社の優位性を高めることが可能になります。
参考：NRI 用語解説一覧
【目的別】おすすめの業務効率化ツール10選
業務効率化ツールを選ぶ際には、まず自社の課題や目的を明確にしておく必要があります。企業が業務効率化ツールを導入する主な目的として、下記の4点が挙げられます。
- 営業支援
- マーケティング支援
- 業務自動化
- 顧客管理
自社に必要なツールを導入することで、蓄積された膨大なデータの管理の簡素化や人員不足による社員への負担を軽減できます。顧客や社会にも体験的価値を提供できるようにもなり、変化が激しいビジネスの環境にも適応していけるのです。世の中のニーズに応えられれば、売上につながり会社をさらに発展させられるでしょう。
ここでは、おすすめの業務効率化ツールを目的別にご紹介します。検討する際の参考にしてみてください。
【営業】業務効率化におすすめのSFAツール
SFA（セールス・フォース・オートメーション）ツールは、営業活動をサポートしてくれる業務効率化ツールです。顧客リストや情報、商談履歴、案件の進捗状況などが可視化できます。自社の営業活動が全体で管理・分析可能で、案件の受注や契約までの過程を把握できるのです。
従来は、営業担当が個人で管理したり会議で情報共有されたりしていましたが、社内や部署全体で一元管理できるので、利益の拡大につなげやすくなります。以下では、SFAのおすすめツールを3つご紹介します。
参考：SFAとは？CRM・MAとの違いや導入時のポイントを解説
1．Sales Force（セールスフォース）
「Sales Force」とは、株式会社セールスフォース・ジャパンが提供しているビジネスアプリケーションです。Sales Forceのいくつかあるサービスの中でも、「Customer 360」は営業支援やCS、マーケティングまで網羅されています。「Sales Force」のプランは下記の通りです。30日間の無料体験ができるので、試してみてください。
プラン
- corporate：1,500,000円/組織/月（年間契約）
- Enterprise：6,000,000円/組織/月（年間契約）
- Unlimited：7,800,000円/組織/月（年間契約）
公式サイト：Sales Force＜Customer360＞
2．Sales cloud（セールスクラウド）
「Sales Cloud」とは、SFAとCRM、AI機能が搭載されているクラウド型ビジネスツールです。営業支援や商談管理、タスクの自動化など業務効率を大幅にアップできます。
「Sales Cloud」の価格は下記の通りです。有料プランご利用前に30日間無料体験できます。
プラン
- Essentials：3,000円（税抜）/ユーザー/月（年間契約）
- Professionals：9,000円（税抜）/（税抜）/ユーザー/月（年間契約）
- Enterprise：18,000円（税抜）/ユーザー/月（年間契約）
- Unlimited：36,000円（税抜）/ユーザー/月（年間契約）
公式サイト：Sales Force＜Sales Cloud＞
3．HubSpot（ハブスポット）
「HubSpot」とは、営業支援や顧客管理システム、マーケティング機能が搭載されたCRMプラットフォームです。顧客や商材のデータ管理および、マーケティングオートメーションとしての役割も果たすおすすめのツールです。
「HubSpot」の料金プランは、事業規模によって選択できます。無料ツールもあるので、自社に合うか試してから有料プランに切り替えるのがおすすめです。
プラン
- 無料ツール：0円/月
- Starter：2,160円/月（年間契約：25,920円）
- Professional：54,000円/月（年間契約：648,000円）
- Enterprise：144,000円/月（年間契約：1,728,000円）
公式サイト：HubSpot＜Sales Hub＞
【マーケティング】業務効率化におすすめのMAツール
MA（マーケティングオートメーション）ツールとは、自社のマーケティング活動を自動化し、コスト削減や生産性を向上させるためのツールです。新規顧客獲得のために、見込み顧客の管理や顧客の属性別にコンテンツやメルマガなどを自動配信してくれます。
Webサイトやオウンドメディアのサイト解析もできるため、マーケティング施策の効果をさらに高められるでしょう。以下では、おすすめのMAツールを3つご紹介します。
4．Marketing Cloud Account Engagement（マーケティング・クラウド・アカウント・エンゲージメント）Pardot
「Marketing Cloud Account Engagement」とは、株式会社セールスフォース・ジャパンが提供するMAツールです。見込み顧客を育成するために、質の高いコンテンツを自動的に配信してくれます。営業部門との情報共有も可能で、シームレスな連携により、効率よく案件の成約率を向上させる効果が期待できます。
下記のプランは企業規模に合わせて選択できるようになっています。
プラン
- Growth：150,000円（税抜）/月/プロスペクト数最大10,000件（年間契約）
- Plus：300,000円（税抜）/月/プロスペクト数最大10,000件（年間契約）
- Advanced：480,000円（税抜）/月/プロスペクト数最大10,000件（年間契約）
- Premium：1,800,000円（税抜）/月/プロスペクト数最大75,000件（年間契約）
※プロスペクト数＝メールアドレスが提供されているサイト訪問者数（見込み顧客）のこと
公式サイト：Sales Force＜Marketing Cloud Account Engagement＞
5．SATORI（サトリ）
「SATORI」とは、SATORI株式会社が提供しているMAツールです。名前のわかる見込み顧客だけでなく、匿名の見込み顧客にもアプローチできるのが特徴です。
Webサイト内の行動履歴を分析してくれるため、営業活動における見込み顧客の育成・獲得までサポートしてくれます。「SATORI」のプランは、以下の通りです。
プラン
- 初期費用：300,000円（税抜）（年間契約）
- 月額費用：148,000円（税抜）（年間契約）※従量課金が発生する場合あり
公式サイト：SATORI＜SATORI＞
6．KARTE（カルテ）
「KARTE」は、株式会社プレイドが提供するMAツールです。KARTEにあるMAツールのうち「KARTE message β」は、カスタマージャーニーに沿ったシナリオをワンストップで設計・検証・改善まで行い顧客体験を最大化します。
ユーザーのシーンに合わせて、「メルマガ」「属性別に商品の紹介」などの育成コンテンツを伝えたい顧客に合わせたタイミングで配信可能です。
「KARTE message β」のプラン料金を確認するには、公式サイトへの問い合わせが必要です。
【業務自動化】業務効率化におすすめのRPAツール
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）とは、これまで人間がPCで操作していた作業を、ルールエンジンやAIが人間に代わって自動化する取り組みのことです。
RPAツールを導入し、人間が行っていた作業手順を登録することで、ロボットが自動的に作業を行なってくれます。いままでの作業時間が浮くことで、他の業務や考える時間が生まれるため、社員の生産性が向上するのです。
以下では、おすすめのRPAツールを2つご紹介します。
参考：RPAとは？今注目されているRPAの意味と効果をわかりやすく解説
7．【無料版あり】UiPath（ユーアイパス）
「Ui Path」とは、UiPath株式会社が提供するRPAツールです。「PC上のさまざまな事務作業」や「アプリケーション、Webサイトなどのデータ収集」などの幅広い業務を自動化してくれます。RPA機能により、ヒューマンエラーを減少させたり生産性を向上させたりできるのです。
「Ui Path」には、以下の3つの製品が用意されています。
- Studio：C#やJavaなどのコードを使用せずに、AIロボットを作成できます。
- Robots：Studioで開発されたAIロボットを実行させるために必要なツールです。
- Orchestrator：AIロボットの管理や統制を行なうツールです。
料金プランは、3パターンあります。個人利用者向けに無料版が用意されており、有料プランもPro Trialを利用すれば、60日間の無料体験が可能です。
プラン
- Free：無料
- Pro：＄420〜/月
- Enterprise：料金については問い合わせ必須
公式サイト：UiPath＜UiPath＞
8．【無料版あり】Automation Anywhere
Automation Anywhereが提供する「Automation 360」は、世界中の企業で利用されているRPAプラットフォームです。「Automation 360」を導入すると、AI機能が自動化できそうな業務を選定してくれます。
別のRPAツールでは、ロボット作成を自社で行う必要がありますが、すでに開発者によって作成されているロボットを利用可能です。高いセキュリティシステムやRPAのパフォーマンス計測機能もあり、RPA初心者でも使いやすいツールと言えるでしょう。
「Automation 360」のプランには、無料プランと有料プランがあります。有料プランも30日間の無料体験が可能です。
プラン
- Community Edition：無料（マシン台数・ユーザー数・年間収益額の条件あり）
- Cloud Starter Pack：＄750/月
- Advanced Pack：料金については問い合わせ必須
公式サイト：Automation Anywhere＜Automation 360＞
【顧客管理】業務効率化ツール
顧客管理ツール（CRM）の導入は、顧客情報の管理や社内共有において高い効果を発揮します。顧客情報の共有とデータ分析がしやすくなることで、営業部門とマーケティング部門の連携がスムーズになり、顧客に対して効果的なアプローチが可能となります。
以下では、おすすめの顧客管理ツールを2つご紹介します。
9．kintone（キントーン）
「kintone」とは、サイボウズ株式会社が提供する顧客管理ツールです。顧客情報やプロジェクト管理、受発注管理など、さまざまな用途で利用できます。
既存顧客のアフターフォローや問い合わせにも対応できるので、顧客満足度を高める効果が期待できるでしょう。表計算ソフトや専門システムより簡単に操作できるため、初心者でも安心して利用できるのも特徴です。
「kintone」は用途によって、2つのプランが選べます。30日間の無料体験もできるので、まずは試してみてください。
プラン
- スタンダードコース：1,500円/ユーザー/月
- ライトコース：780円/ユーザー/月
公式サイト：kintone＜kintone＞
10．Sansan（サンサン）
「Sansan」は、Sansan株式会社が提供する名刺管理ツールです。BtoBサービスを展開している企業であれば、名刺交換した相手が見込み顧客となります。登録した名刺をデータ化し、社内全体で共有可能です。名刺交換したことがない相手でも、メールの署名やWebフォームの入力情報からデータを蓄積できます。
「Sansan」には、100万件を超える最新の企業情報も搭載されており、営業に最適な20万件の役職情報まで閲覧できます。マーケティング施策にも活用できるため、法人営業を効果的に促進できるでしょう。
「Sansan」の料金プランは、自社の課題や悩みに基づいて提案されます。初期費用と運用支援費用が設定されるので、検討される際には見積もりを出してもらいましょう。
公式サイト：Sansan＜Sansan＞
ツールを賢く導入して、業務効率化を進めよう！
業務効率化ツールは、作業時間の短縮やコスト削減、生産性の向上、DXの推進など業務効率化につながるさまざまなメリットを享受できます。ツールの種類は、「営業支援」「マーケティング支援」「業務自動化」「顧客管理」などがあり、目的によって導入するべきものは異なるのです。
業務効率化ツールを選ぶ際は、まず自社の課題や目的を明確にしておく必要があります。目的に沿わないツールを導入してしまうと、逆効果になってしまうこともあるので注意しましょう。
ツールを賢く導入することで、課題解決につながり業務効率化を進められます。この記事でご紹介したツールを参考にして、自社に合ったものを探してみてください。