RPAとは?今注目されているRPAの意味と効果をわかりやすく解説

多くの企業にとって、業務効率化は最大の課題です。昨今、働き方改革が推進され、業務効率化の一環として、RPAを導入する企業も増えています。

会社から業務効率化を任され、「RPAってよく聞くけどそもそも何だろう」「何から始めてみればいいのかわからない」と悩まれている方もいるのではないでしょうか。

本記事ではRPAとは何か、なぜ注目されているのか、何ができて何ができないのか、導入するメリットやデメリットについて解説していきます。

RPAの導入が向いている会社

  • 単純な作業だけど作業量が多い定型業務がある
  • ヒューマンエラーを削減したい
  • 社員の生産性向上に取り組みたい

RPAとは?

RPA(Robotic Process Automation)とは、人間がパソコンで操作している作業を自動化する取り組みのことです。

RPAを導入することにより、人間が行っている作業をロボットが代わりに行なってくれます。今まで作業していた時間が浮くことで、他の仕事をする時間や考える時間を生み出し、生産性向上が可能になります。

RPAが注目されている理由

RPAが注目されている理由は2点あります。

  • 従来の自動化ツールとは違って専門性が低く、導入・運用のハードルが低い
  • 幅広い業界、業種に対応している

RPAは従来の自動化ツールとは違っており、専門性が低く、ITを勉強していない方でも操作できるように設計されています。操作のレベル感でいうとExcelの「マクロの記録」と同じようなイメージです。

どの業界・業種、大企業や中小企業においても単純作業は必ず発生します。RPAは単純作業の自動化を得意としているツールであり、導入するハードルが低いことから幅広く注目されています。

RPAでできること・できないこと

単純作業が得意なRPAですが、「できること」「できないこと」があります。

それぞれ紹介します。

RPAでできること

RPAが得意としていることは、「単純で頻度が多く、作業量も多いこと」「決まった作業を繰り返すこと」です。

具体的にどのような作業を得意としているのか、3つご紹介します。

情報収集〜資料作成

競合企業や自社のWebサイトから必要な情報だけを抜き出し、Excelなどのアプリケーションに転記することが可能です。

実際に人が行うと入力ミスが生じ、膨大な時間を消費してしまいます。RPAに任せることで正確かつ高速に資料作成ができます。

電話やメールの支援

電話対応の場合、顧客から着信があった際に、RPAが顧客を瞬時に判断し、顧客情報をオペレーターの画面に表示させることが可能です。

顧客を待たせることなく電話応対することで、顧客満足度向上につながります。

メール対応の場合、月末に請求書をメールで送信する際、事前にRPAに登録しておけば「メール作成、宛先設定、本文、添付ファイル」を請求書ごとに作成、メール送信することが可能です。

データ入力

毎回決まったデータをExcelや社内システムのデータベースに入力する作業もRPAによって自動化することができます。

月末などに大量のデータを入力、検証する作業において発生しがちなミスをなくせるため、ミス発生時の工数や心理的ストレスを削減できます。

RPAでできないこと

とても便利なRPAですが、できないこともいくつかあります。

指定されたルール以外の処理

RPAは、指定されたルール通りの自動化処理を再現してくれます。一方で、少しでもイレギュラーな事象が発生すると動きが止まってしまいます。

例えば、メールに請求書のPDFを添付、送信を自動化した場合。

ルール指定する際、メールに添付する請求書のPDFは、決められたフォルダに格納されている拡張子が「○○.PDF」を指定したとします。

自動化処理を行なった際に、フォルダの中に「○○.PDF」ではなく「□□.JPEG」など、指定した拡張子とは違うものしか格納されていなかった場合に処理が止まってしまいます。

思考・判断が必要となること

RPA自身では物事を判断することができません。

あくまで指示されたルール通りに処理を行うことができ、ルール以外のことはできないので注意が必要です。

「Aの場合はA処理を行う」「Bの場合はBの処理を行う」といったように条件分岐させてルール化することはできます。

一方で条件分岐を考えるのに時間がかかりすぎてしまうことや自動化したい作業方法が頻繁に変更する場合はメンテナンスに手間がかかってしまうため、どこを自動化するかは検討が必要です。

RPA導入のメリット・/デメリット

ここまでは「RPAとは何か」「できること・できないこと」についてご紹介しました。

多くの企業が注目するだけのことはあり、さまざまなメリットがあります。同時にデメリットもあるので詳しくみていきましょう。

RPA導入のメリット

人件費が削減できる

RPA最大のメリットは人が行ってきた作業をロボットにより自動化できることです。

単純作業をロボットに任せることで、RPAでできない思考・判断を人が行う余裕が生まれ、業務の生産性向上が狙えます。

また、RPAは大企業向けといったイメージがありますが、中小企業に導入しても効果が得られます。理由は、大企業、中小企業にかかわらず、バックオフィス業務があり定型業務が存在するためです。

大企業は、大企業がゆえに処理件数が多く自動化することで効率化を狙えます。中小企業は、定型作業を自動化することにより限られた人材をより生産的な業務にあてることができます。

会社の規模にかかわらず、 RPAを導入するメリットは大きいです。

ヒューマンエラーを未然に防止できる

人が行う作業には必ずケアレスミスが発生し、やり直しや再検証の工数が余計にかかってしまいます。

例えば、メールで顧客情報が記載されている添付ファイルを間違えて別の顧客に送付してしまう事象を未然に防ぐことができます。RPAであれば、人が指示した作業は高速かつ丁寧に作業を行い、ケアレスミスも発生しません。

RPA導入のデメリット

指示した処理が間違っている場合、間違えたまま処理が進んでしまう

定型作業をRPAに指示した際、指示が間違えていても間違いに気づくことができない場合、RPAは間違った処理を行い続けます。

RPAは良くも悪くも指示されたことを正確に行うツールのため、自動化運用を始める前に検証を行うことが大切です。

業務がブラックボックス化する可能性がある

例えば、ある定型作業をAさんがRPAを用いて、自動化したとします。

自動化した後にAさんが諸事情により、現場を離れてしまった場合に、もともと手作業で行っていた定型業務を知っている人がいなくなってしまう恐れがあります。

自動化する定型作業は事前にマニュアル化しておくことが大切です。

まとめ:RPA導入により、社員の生産性向上が可能に!

RPAを導入することにより、今まで人が行ってきた定型作業を自動化できるメリットがあります。ただしRPAを導入するには現状の業務を整理し、どこを自動化するのか検討することが大切です。

業務効率化への第一歩として、業務整理から始めてみるのはいかがでしょうか。