業務改善でのプロセスマイニング導入のメリットと導入しないと起こり得る問題について徹底解説!

プロセスマイニングはとても便利なツールです。うまく導入できれば、社内の業務改善において大きな成果をもたらします。

一方でプロセスマイニングの機能や特徴をしっかり把握していないと、目的が達成できない場合もあります。プロセスマイニングはハイリスクハイリターンのツールのように思われがちですが、事前にプロセスマイニングについてしっかりと理解をしていればプロセスマイニングの導入成功確率は大幅に上がります。

別の記事でプロセスマイニングの機能についてお話ししていると思いますが、プロセスマイニングは業務改善においてどのような役割を果たすのか、どのような会社がプロセスマイニングの導入に向いているのかなどをこの記事で知っていただけたら幸いです。

プロセスマイニング5つのメリット

この章の「プロセスマイニング5つのメリット」では、プロセスマイニング導入のメリットと、もしプロセスマイニングを導入していないと起こり得る問題点について解説していきます。

プロセスマイニングの詳細は下記の記事からご覧ください。

https://prolab.play-company.jp/processmining/124/


業務を網羅する

業務改善を行う上で、業務の網羅は欠かせない存在です。業務を網羅することは具体的に、現状の業務プロセスがどのように行われているのか、その全体像をまんべんなく把握することを言います。

業務の網羅が必要な理由

業務改善を行う上で業務の網羅が必要な理由は、主に3つあります。
1つ目は、あやふやな業務プロセスを可視化できる為です。

業務の可視化は、現時点で対象のプロジェクトがどのような流れで業務を行っているのか、どれくらい時間がかかっているのかを洗い出すことが出来ます。プロセスマイニングを導入することで、不鮮明だった業務プロセスが詳細まで可視化されます。例えば業務改革を行う際、現状を把握しないまま効率化しようとしてもうまくいかないどころか状況が悪化する可能性まであります。業務を効率化していくためには、まず業務を可視化することが大切なのです。


2つ目の理由は、目的のボトルネックとなる業務を特定できるためです。

業務を網羅し、目的やプロジェクトの進行にあたりボトルネックとなる業務が何かを知る事は、業務を改善していくためはにとても重要です。

もし、人の手で業務の可視化を行っていたとしたら、ボトルネックとなる業務が仮に見つかったしても、膨大な時間がかかる、正確性に欠けるなどの問題点がああります。業務改善においてボトルネックとなる業務を見つける事は一番重要なポイントです。ですから、このボトルネックとなる業務を見つけ、確実に改善につなげていくためには、業務を網羅し完全に把握する必要があるのです。


3つ目は、効率化できる業務を特定できるためです。

プロセスマイニングの機能として、効率化または自動化できる業務を洗い出す機能があります。さらに、どの業務を効率化すれば1番効果が出るのかも考慮した上で結果を提示してくれるので、業務改善を効率的に進めていくことが可能です。


業務の網羅ができないと起こり得る問題

業務を網羅することが、業務改革において重要なポイントになる事はお分かりいただけたかと思います。それでは、逆に業務の網羅をせずに業務改革を行おうとするとどのような問題が起こるのかについて、ここからはお話ししていきます。

①自動化ツールの導入が逆効果に

現状の把握を行わないと、目先の利益になる業務を効率化してしまったり、1つの業務を効率化したあとにつまずいてしまいます。また、業務の把握をしないうちに自動化のツールを導入しようとするとかえって逆効果になってしまう可能性もあります。

②どの業務を効率化すると目的が達成できるのか分からない

業務改善の目的を設定し、いざ改善していくためにヒアリングを行っても結局どの業務を効率化していけば目的を達成できるのかがわからないことが多いです。理由として人の手で行うヒアリングには限界があり、アンケート等でヒアリングを行ったとしても自己申告制だと正確な業務のデータを取得することができません。なので結果的に、問題点がある事は見つかっても効率化すると本当に効果が出るのかわからないのです。

③そもそも効率化できる業務が分からない

業務改革という目的があっても、各業務担当者にITの知識が全くない場合、自動化や効率化と言う概念がないので、どのような業務が効率化できるのかが分からないのです。そのため、ただヒアリングを行うだけでは、実際には効率化できる業務があったとしても見つけ出すことができず、効率化できる業務が見つからなくて効率化が進まなくなってしまいます。

業務を効率化したいと思ったら、まずは今社内の業務はどのような状態なのかを把握することからはじめていくといいでしょう。

業務可視化コスト削減

業務改善において、業務を可視化することが大切だとこの前の項目でお話しさせていただきました。それにあたり、可視化をする上でのコストを削減することもプロセスマイニングのメリットの1つです。業務可視化コストを削減することで、業務改善をスムーズに行うことができます。

業務可視化コスト削減が必要な理由

可視化コスト削減が必要な理由の1つ目が、手作業で行っていたヒアリングが自動化されるためです。

業務可視化を行う際に、担当者の手によってヒアリングを行うとそれだけで膨大な時間がかかる事は皆さんでも想像できると思います。担当者の時間と言う工数だけでも大きなコストがかかっているのです。

プロセスマイニングを導入することによってヒアリング、分析、可視化などのすべての工程が自動化されるため可視化コストの削減が可能になります。


2つ目の理由は、業務把握に割いていた人員をコア業務に注力させられるためです。

1つ目の理由の延長上になりますが、業務把握に膨大な時間をかけていた社員をプロセスマイニングを導入してその業務を自動化することによって、他の強業務に注力してもらうことが可能になります。つまり、人員はそのままで業務把握を行いながら他の業務も並行して進行することが可能になるのです。


3つ目の理由は、業務可視化コストと最適化コストの2度手間を防ぐためです。

皆さんはプロセスマイニングツールのほかに業務可視化ツールがあることをご存知でしょうか?

プロセスマイニングツールは、業務の可視化・分析・最適化までの全ての工程を行うことができます。それに対して業務可視化ツールは、業務の可視化のみを主に行うツールです。

業務改善にあたって業務可視化ツールを導入すると、その後の業務最適化でコンサルタントやツールをさらに導入しなければなりません。

業務可視化のコストと最適化のコストが2重にかかってしまうのです。

コストだけでなく、ツールの導入やリリサーチには多くの工数を費やします。プロセスマイニングツールを導入することで、なるべく最低限の工数で業務改善を行うことができます。


業務可視化コストが削減できないと起こり得る問題

業務可視化にかかるコストや工数を全く気にせずに業務改善を進めていった場合どのようなことが起こるのでしょうか。

ここから先は3つの問題点についてお話ししていきます。

①可視化に時間がかかる上に、正確さに欠ける

プロセスマイニングツールを導入することのメリットの1つが手作業で行っていたヒアリングを自動化できると言う点でしたね。

これをもし人の手で行った場合、膨大な工数がかかる上に正確性に欠けると言うデメリットがあります。

さらにこれは実際にあった例なのですが、航空会社が業務を可視化するにあたってプロセスマイニングを導入しました。

もしプロセスマイニングツールを導入していなかったとしたら、担当者が世界各国の航空会社を回って業務のヒアリングを行わなければいけなかったのです。

このようにプロセスマイニング我もしなかった場合、人の手で不可能な業務の可視化は行うことができないのです。


②本来なら自動化できる業務を人の手で行わなければならない

プロセスマイニングでの業務可視化は、主にユーザのイベントログから可視化を行なっています。プロセスマイニングを導入しないと、効率化できることがわかっているにも関わらず、人の手で時間を掛けて可視化をおこなうことになります。

ましてや、業務可視化を行うということは、業務改善や効率化を目指しているということだと思うので、1番間近にある効率化できる業務を見逃してしまっているということになります。


③業務を可視化しても、更に分析と最適化に膨大な時間がかかってしまう

業務を可視化する際に業務可視化ツールを導入すると、さらに分析や最適化するための工数がかかります。

ただでさえ大変な新しいツールの導入に加えて、分析や最適化のためにコンサルタントを雇ったり、それに基づくリサーチをしなければならないのです。

業務改善をするにあたって、業務を可視化するツールと業務最適化の手順を分けると更に時間を掛けなければなりません。

どちらかを完全に外部に頼らずに自社で行える場合は、どちらかだけを導入することも手ではあると思います。

しかし、そうでないなら可能な限り両方まとまっているプロセスマイニングを導入することがお勧めです。

プロセスマイニングの導入は業務改善が目的ですが、可視化に割いていた工数を他の業務に割くことも可能です。プロセスマイニングを導入して、コストが余ったらうまく別の業務に当てるようにしましょう。


最適化の効果を事前に知ることができる


プロセスマイニングは、業務を最適化すると結果的にどのようになるのかを事前に知ることができます。

例えば、コストはどのくらい減るのか、業務にかかっていた工数はどのくらい削減できるのかなどが事前に分かるのです。


最適化の効果を事前に知ることが必要な理由

最適化の効果を事前に知ることが必要な理由は3つあります。

そのうちの1つ目は、自動化の優先順位がつけやすくなるためです。

業務改善を行うとき、誰もが失敗したくないと思いますし、なるべく効率的に、スムーズに進めたいと考えますよね。

プロセスマイニングを導入する大きなメリットの1つが、提示された施策で業務の最適化を行うとどのような効果があるのかまで事前に知れる点です。

事前に成果が分かることで、どの業務から効率化すると目的達成に向けて効果が出るのかをもとに効率化の順位付けをすることが可能になります。

理由の2つ目は、経営層や社員にも納得のいく結果を提示することができるためです。

業務自動化を進めていくにあたって、自動化ツールの導入が経営層や社員から反対されてしまうというのはよく耳にする話です。

プロセスマイニングで自動化するとどうなるのかを具体的に提示することが出来れば、周りの自動化に対する偏見が薄れていく可能性がありますよね。

自動化を反対している人は、変化が怖かったり、結果的に自分の仕事がなくなるのではないかと思っていることが多いです。

なぜ業務改善が必要で、結果的にどのような状態になるのかを明確に提示することができる、業務自動化の救世主とも言える存在がプロセスマイニングなのです。

理由の3つ目は、どのように改善を行っていけばいいかが明確にわかるためです。

プロセスマイニングは、可視化と分析を行うことで最適化の施策を提示するツールです。

そのため、可視化や分析は勿論ですが、最適化の施策の考案までも自動で行います。(ツールによってはこの機能に若干の差がでることもあるので注意して下さい。)


人の手で分析を行った場合の、問題点は見つかっても結局どうしたら改善できるか分からないといった問題を解決することができます。


最適化の効果を事前に知らないと起こり得る問題

①優先度の高くない業務に着手していることに気が付かず、業務改善に失敗する

もし、最適化の効果を知らずに改善を行った場合、効率化の優先順位を間違えてしまう可能性があります。

具体的にどういうことかというと、例えば、コストの削減が目的なのに、AとBの業務でBの業務のほうが工数が大きいから効率化をしたら、思ったよりコストが削減できなかったなどがそれにあたります。


②経営層や社員の理解が得られず導入が進まなくなる

みなさんも自動化ツールに限らず、なにか商品を購入するときはどのくらい効果が出るのか、コスパは良いのかなどを気にしますよね。

業務改善もそれと同じです。業務を改善するとどのようなメリットがあるのかを具体的に提示し、それが会社や社員のメリットになるならば導入への理解は得やすくなります。

逆に、導入してどうなるのかと聞かれて「具体的にはわかりませんが、とにかく良くなるんです!」と言われてもイメージが湧きません。

プロセスマイニングを導入しなかった場合、業務自動化のメリットは比較検証をして証明していくしかなくなってしまうのです。


③無駄な人員やコスト割いてしまったり、逆に人員が足りずうまく行かない。

プロセスマイニングの最適化の効果はコストだけに限らず、どれくらい人員を減らせるのかなども見ることができます。

逆に、新たに着手するプロジェクトにどのくらいの人員が必要か、どのくらいのコストがかかるのかなども導き出してくれるのです。

つまり、プロセスマイニング導入しなかった場合、新たなプロジェクトを進めるときに無駄な人員やコストを割いてしまったり、逆に人員が足りず途中で断念することになってしまう可能性もあるのです。

まとめると、最適化した際のコストを事前に把握することは、業務改善を成功させるための重要なポイントであるということです。

人手不足を改善する

少子高齢化社会となり、今後採用できる人の数は現在に比べてどんどん減っていきます。さらに労働時間の減少傾向により、現在働いている社員の勤務時間も短くなると言われています。つまり、どんどん働ける人の数は減ってくるのです。一方で、企業が成長していけば業務も増えていき、業務量が増えるのに対応できる人は減っていくと言う現象が起きます。

そんな中でもプロセスマイニングを効果を発揮します。ここからは、人手不足においてプロセスマイニングが活躍する3つの理由について解説していきます。

人手不足を改善することができる理由

1つ目の理由は、プロセスマイニングの最適化施策をもとに改善していくことで、既存の工数を削減できるためです。

業務改善目的が人手不足解消の場合、既存の人員でも業務を回していくために、業務を効率化していく必要があります。

プロセスマイニングでは、より多くの業務を自動化で対応できるプロセスを見つけることができます。

そのため、既存の人員で業務の量が多く対応が追いつかない場合でも、プロセスマイニングの最適化政策に則って効率よく自動化していくことで人員不足に対応していくことが可能です。


2つ目の理由は、継続的に最適化を行うので、変化する状況にも柔軟に対応していけるためです。

プロセスマイニングでは、いちど最適化したら終わりではなく継続的に最適化を続けていきます。

そのため急に勤務状況が変化したり、イレギュラーな事態が起こった時でも柔軟に対応していくことが可能です。

例えば何らかの原因で発注数が通常の10倍になってしまった時、プロセスマイニングが既存の人員で対応できる方法を模索します。

それに従って効率化することでイレギュラーな事態でも対応することが可能です。


人手不足を改善できないと起こり得る問題


①工数削減ばかりに目がいき、サービス品質や成果に支障が出る

例えば急激に人員が足りなくなってしまったとき、あなたならどうしますか?

工数を削減するしか方法がない場合、工数を削減する事にばかり目がいってしまいサービス品質や業務の成果に支障が出てしまうことがあります。

本来ならどうしようもなくなる前に自動かなり効率化で手を打つべきなのですが、どうしても不可能な場合プロセスマイニングを導入していないと打つ手が全くなくなってしまいます。

②社員の負担ばかり増えていく

人手不足を解消するための手段の1つとして、社員の勤務時間を伸ばすと言う方法もあると思います。

例えば先ほどお話ししたように、通常の10倍ほどの発注数がある場合、社員の負担を増やして対応するしかなくなってしまいます。

しかし、この時に既にプロセスマイニングが導入できていて、自動化や効率化を進められる準備が整っていたら社員の負担を増やすことなく業務に対応できるのです。


③そもそも業務改善に目を向ける余裕がなくなる

一番厳しい状況が業務改善に目を向ける余裕がなくなるほどに人員が不足することです。

本当に手のつけられない状況なってしまうと、業務改善をする位なら既存のたまっている業務を回そうと言う考えになると思います。

プロセスマイニングは即効性のあるツールではないため、ここまで状況が悪化してしまうと改善することがすごく難しくなってしまうのです。


人員不足は不足してから対応しても、十分な工数が割けず成果は出にくいです。目先の効果だけにとらわれるのではなく、3年後、5年後、10年後の業務状況を予想して、早めに業務改革を検討しましょう。


コロナで変化した業務も既存人員で対応可能に

今年から新型コロナウィルス感染症が流行し、主に医療機関や衛生用品を販売受注している会社で業務が通常の何倍にも膨れ上がると言う事態が発生しました。

プロセスマイニングはこのような事態でも、既存人員で対応していくことが可能です。

その理由について解説していきます。

対応可能になる理由


1つ目の理由は、継続して最適化を行い続けるので、急な事態にも対応できるためです。

人手不足の部分と被りますが、プロセスマイニングは最適化を継続して行うので、業務が膨れ上がったりイレギュラーな事態でも柔軟に対応することが可能です。

ただ1つ注意しなければいけないのは、プロセスマイニングを導入してから実際に業務が効率化されるまでには時間がかかります。

なのでこの場合大切な事は、手がつけられなくなってから対応するのではなく、先の時代を予測して事前にプロセスマイニングや自動化ツールを導入して業務改善を進めていくことです。


2つ目の理由は、優先的に効率化する業務が明確になるためです。

プロセスマイニングはただ自動化できる業務を洗い出すだけではなくて、目的に沿ってどの業務を自動化するのが1番良いのかなども判断してくれます。

そのため非常事態で一刻も早く自動化を進めていくことが必要な場合、プロセスマイニングツールを導入することによってより効率的に業務改革を進めていくことが可能です。


3つ目の理由は、ボトルネックが明確になるためです。

自動化ツールは例えばRPA等は即効性があることで注目されています。

しかしそもそも自動化できる業務や、どこを改善すれば目的を達成できるのか分からなかったら自動化ツールを導入しても意味がありません。

そのためプロセスマイニングでどの業務が目的を達成するためのボトルネックとなっているのかを導き出すことが業務改善でとても重要になってきます。


プロセスマイニングを導入しないと起こり得る問題

人の手で可視化を行うと膨大な時間がかかるるため、対応に間に合わない

このような緊急事態に対応する時、人の手で可視化を行おうとすると膨大な時間がかかるため対応に間に合いません。

おそらく可視化の時点で手がつけられない状態になってしまっていると思います。

特に緊急事態の場合一刻も早い対応が求められているので、そのような場合には特にプロセスマイニングツールなどの自動化ツールを使って可視化を行うと良いでしょう。

自動化しても逆に人員が必要になってしまう可能性がある

プロセスマイニングを導入しないで自動化をしようとした場合、自動化しても逆に人員が必要になってしまったり、悪影響を及ぼす可能性もあります。

例えば、本当に自動化するべき業務を見落としてしまい、そこまで重要度の高くない業務を自動化してしまうと自動化の工数ばかりがかかり逆効果になってしまいますよね。

根本的に改善するべき原因がわからない

問題がある事は分かっていても、実際に何をしたら改善されるのかが分からなくなってしまうことがあります。

片っ端から自動化できそうな業務を自動化するのはあまりにも無謀です。

社内にそういった自動化や業務改善に詳しい人がいる場合は問題ありませんが、そうで無いならプロの力やツールに頼るようにしましょう。


例えば今回の新型コロナウィルス感染症のような予想外の事態でも、社員になるべく負担をかけず業務を回していくためにもプロセスマイニングは必要不可欠です。

まとめ

長くなりましたが、プロセスマイニングにおけるメリットを解説してきました。

プロセスマイニングを導入した際の効果をイメージしていただけましたか?

プロセスマイニングは、即効果が出るツールではありませんが、新入社員と同じで時間を掛けてじっくり育ててあげると会社にとって必要不可欠な存在となります。

プロセスマイニングの機能やメリットを理解した上で、導入を検討していただけたらと思います。

最後までお読み頂きありがとうございました!