コロナで変化した業務も既存人員で対応可能に
今年から新型コロナウィルス感染症が流行し、主に医療機関や衛生用品を販売受注している会社で業務が通常の何倍にも膨れ上がると言う事態が発生しました。
プロセスマイニングはこのような事態でも、既存人員で対応していくことが可能です。
その理由について解説していきます。
対応可能になる理由
1つ目の理由は、継続して最適化を行い続けるので、急な事態にも対応できるためです。
人手不足の部分と被りますが、プロセスマイニングは最適化を継続して行うので、業務が膨れ上がったりイレギュラーな事態でも柔軟に対応することが可能です。
ただ1つ注意しなければいけないのは、プロセスマイニングを導入してから実際に業務が効率化されるまでには時間がかかります。
なのでこの場合大切な事は、手がつけられなくなってから対応するのではなく、先の時代を予測して事前にプロセスマイニングや自動化ツールを導入して業務改善を進めていくことです。
2つ目の理由は、優先的に効率化する業務が明確になるためです。
プロセスマイニングはただ自動化できる業務を洗い出すだけではなくて、目的に沿ってどの業務を自動化するのが1番良いのかなども判断してくれます。
そのため非常事態で一刻も早く自動化を進めていくことが必要な場合、プロセスマイニングツールを導入することによってより効率的に業務改革を進めていくことが可能です。
3つ目の理由は、ボトルネックが明確になるためです。
自動化ツールは例えばRPA等は即効性があることで注目されています。
しかしそもそも自動化できる業務や、どこを改善すれば目的を達成できるのか分からなかったら自動化ツールを導入しても意味がありません。
そのためプロセスマイニングでどの業務が目的を達成するためのボトルネックとなっているのかを導き出すことが業務改善でとても重要になってきます。
プロセスマイニングを導入しないと起こり得る問題
人の手で可視化を行うと膨大な時間がかかるるため、対応に間に合わない
このような緊急事態に対応する時、人の手で可視化を行おうとすると膨大な時間がかかるため対応に間に合いません。
おそらく可視化の時点で手がつけられない状態になってしまっていると思います。
特に緊急事態の場合一刻も早い対応が求められているので、そのような場合には特にプロセスマイニングツールなどの自動化ツールを使って可視化を行うと良いでしょう。
自動化しても逆に人員が必要になってしまう可能性がある
プロセスマイニングを導入しないで自動化をしようとした場合、自動化しても逆に人員が必要になってしまったり、悪影響を及ぼす可能性もあります。
例えば、本当に自動化するべき業務を見落としてしまい、そこまで重要度の高くない業務を自動化してしまうと自動化の工数ばかりがかかり逆効果になってしまいますよね。
根本的に改善するべき原因がわからない
問題がある事は分かっていても、実際に何をしたら改善されるのかが分からなくなってしまうことがあります。
片っ端から自動化できそうな業務を自動化するのはあまりにも無謀です。
社内にそういった自動化や業務改善に詳しい人がいる場合は問題ありませんが、そうで無いならプロの力やツールに頼るようにしましょう。
例えば今回の新型コロナウィルス感染症のような予想外の事態でも、社員になるべく負担をかけず業務を回していくためにもプロセスマイニングは必要不可欠です。
まとめ
長くなりましたが、プロセスマイニングにおけるメリットを解説してきました。
プロセスマイニングを導入した際の効果をイメージしていただけましたか？
プロセスマイニングは、即効果が出るツールではありませんが、新入社員と同じで時間を掛けてじっくり育ててあげると会社にとって必要不可欠な存在となります。
プロセスマイニングの機能やメリットを理解した上で、導入を検討していただけたらと思います。
最後までお読み頂きありがとうございました！