業務改革(BPR)に失敗する理由を失敗事例から紐解く

失敗事例3.ツール導入後に現場へ丸投げ

最後に、業務改革の一環としてツールを導入した際の失敗事例をご紹介いたします。

企業にて、それまで活用していたファイル共有システムからクラウド型のファイル共有サービスへ全社方針で移行することになりました。

現場には移行する旨の連絡メール一件と、サービス提供会社の配布している何百ページもあるマニュアルのみが展開されただけだったのです。

結果的に新サービスへ移行後も現場は今までのファイル共有システムを、容量削減しつつ使い続けています。

この事例の問題点は「ツールとマニュアルを現場へ丸投げしただけで業務改革した気になっている」ことです。業務改革に失敗する理由でも述べましたが、ツール販売元が提供するマニュアルだけ展開されても、現場にそんな膨大なマニュアルを読んでいる暇はありません。

ツール導入の際は、下記のステップを踏んで現場展開を行うことで現場の混乱を防げるでしょう。

  • 各現場に業務改革担当者を設置
  • 担当者がそれぞれの現場に沿ったツールの使用方法を記載したマニュアルを作成
  • 担当者からツールとマニュアルを現場へ展開

業務改革は、担当者が責任を持って施策を講じ、現場がスムーズに施策を受け入れられるような準備を整えた上で現場への展開を行う必要があるのです。

失敗事例から学ぶ業務改革成功のポイント

3つの失敗事例から見えてきた業務改革における成功ポイントは次の3点になります。

  1. 業務改革担当者が業務改革の目標を定量的、定性的にそれぞれ設定する
  2. 業務可視化を必ず実施し、必要であれば自動化を検討する
  3. ツール展開は現場が受け入れやすいよう工夫を施す

以上3点をひとつずつ押さえていけば、業務改革はきっとうまくいくはずです。

まとめ:失敗事例を反面教師に適切な業務改革を

業務改革による生産性の向上を目指す動きは活発化してきており、民間企業だけでなく政府機関でも同様の動きが見られます。ツール導入等の施策により業務改革に成功している事例も存在しますが、失敗している事例も多く存在します。

業務改革の目標が定量的かつ定性的に設定されていない施策では改革をスタートさせることができず、業務可視化を適切に行っていない施策では想定外の工数が発生することもあります。

ツールを導入してもただ現場へ丸投げしているようでは現場の理解は得られず、業務改革は失敗に終わってしまうのです。

業務改革を進める際には、目的に対する目標を定量的かつ定性的に設定し、業務可視化を適切に行った上で、現場がスムーズに受け入れられるよう工夫した上でツール等の導入を行ってみてください。

まずは業務改革を進めるためのチームを作り、チーム内で現状の業務が抱えている問題点を洗い出すことから着手してみてはいかがでしょうか。

問題点が見えてくれば業務改革の目的を明確に設定でき、そこから達成すべき目標も自然と見えてくるはずです。

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