BPMツール「Questetra BPM Suite」は業務プロセスの可視化に役立つツール!特徴・機能・価格を解説

急速なグローバル化に伴った事業拡大や組織編成のため、業務プロセスの見直しを行い、世界標準の業務プロセスを確立したいと考える企業が多くなりました。

しかし、現状の仕事のやり方については、特定の社員のスキルに依存してしまう傾向が強く、組織の効率化や最適化のために、何から手をつけてよいのかが分からないのが現状です。

BPM(Business Process Managementビジネス・プロセス・マネジメント)ツールは、組織のあらゆる業務プロセスに目を向けて、業務プロセスごとの作業工程を分析し、今ある問題を洗い出すことができます。それによって効率的な業務プロセスを実現することが可能です。

今回は株式会社クエステトラが提供するBPMツール「Questetra BPM Suite」の解説を行います。

BPMツール(Questetra BPM Suite)導入に向いている会社

  • 業務プロセスが複雑で処理漏れやミスが起こってしまう
  • 業務の進捗状況の把握が困難で実績集計に時間がかかる
  • 業務プロセスの変更や追加のシステム構築ができない

BPMツール(Questetra BPM Suite)とは?

運営会社「株式会社クエステトラ」

株式会社クエステトラは京都にあるSaaSベンダーです。株式会社クエステトラは、 米IT調査会社ガートナーの『Cool Vendor in BPM, 2010』(グローバル5社)に選定されるなど、 世界に注目されるベンダーです。

uestetra BPM Suiteとは業務プロセス上の課題解決に特化したBPMツール

Questetra BPM Suiteは株式会社クエステトラが運営する、国産BPMツールの1つです。小規模からでも始められ、規模の大小を問わず使用が可能。クラウド上で提供されており、すぐに利用ができます。

Questetra BPM Suiteは、ワークフロー図を用いて様々な業務プロセス上の課題を解決できるのが特徴です。

Questetra BPM Suiteを使用すれば、業務品質のムラが大幅に改善されます。ワークフロー図や工程の処理画面がマニュアルの役目を果たしてくれるためです。また、自動的に次の工程に情報が伝わるために、業務スピードも向上できます。ミス低減のサポートはもちろん、引き継ぎコストまでも削減が可能です。

BPMツール(Questetra BPM Suite)の機能

BPMツール(Questetra BPM Suite)には以下の機能があります。

  • プロセスモデリング機能
  • マイタスク機能
  • チャット機能

プロセスモデリング機能

プロセスモデリング機能は、業務プロセスをモデリングできる機能です。計画予定の業務プロセスを、最初から最後までモデル化できるフローチャート手法で表記されています。モデリングされた業務プロセスは、自動的にワークフローシステムに情報として構築されるシステムです。

各工程ごとに入力フォームが自動的に作成され、ワークフローシステムに組み込まれていきます。ワークフローシステムに構築された業務プロセスを、画面上で見ることができ、仕事の流れ具合や効率などの状況確認が可能です。PDCAの改善サイクルの中で少しずつ業務プロセスを改善し、適切な業務プロセスを作り上げることができます。

マイタスク絞り込み機能

取り掛かるべき作業は、「マイタスク一覧」で表示され、一覧を確認すれば、作業の処理漏れを防止することが可能です。また、作業の遅れがないかの確認にも活用できます。

「マイタスク一覧」とは別に「引き受け待ち一覧」もあり、これは引き受ける仕事の待機状態が表示されるものです。検索条件や表示項目を設定し、名前をつけて保存すればサイドメニューに表示させることができます。あらかじめ設定しておけば、サイドメニューから「絞り込まれた仕事の一覧」を、ワンクリックで表示することが可能です。

チャット機能

Questetra BPM Suiteには「オープンチャット」というチャット(社内SNS)機能があります。ワークフローのそれぞれの業務プロセスと紐づけできることが特長です。

前工程から引き受けた作業には、分からない部分や確認したいことが発生します。チャット機能を使用すれば、業務プロセス上での補足確認が簡単にでき、ワークフローの設定に関する意見交換や要望の管理にも便利な機能です。

BPMツール(Questetra BPM Suite)の特徴

BPMツール(Questetra BPM Suite)の特徴は大きく3つあります。

  • QCD(品質、コスト、納期)が向上します
  • 業務管理のコストが削減できます
  • 開発生産性の向上も期待できます

QCD(品質、コスト、納期)が向上

自動化の処理をしておくと、仕事の受け渡しの際には自動的に次の工程に仕事の情報を伝えることができます。業務スピードのアップやミスを軽減することが可能です。外部組織との仕事の受け渡しがあっても対応ができます。外部組織の仕事でも、同じワークフロー上で処理できるシステムのため、管理していく上では非常に便利なシステムです。

また、人が作成した記事と、システムが作成した自動投稿の記事ともつなぐことができます。このシステムによって、二重入力の手間の削減が可能です。マイタスク一覧では、作業の処理漏れや作業の遅れを確認し、チャット機能を活用することで、コミュニケーションや情報共有ができます。これらのシステムをフル活用することで、QCDが大きく向上することが期待できるわけです。

業務管理コストを削減

業務プロセスの進捗状況は、ワークフロー図によって確認できます。ワークフロー図を見ると、仕事自体がボールが転がるように表示されています。作業に遅れがないかは、ワークフロー図を見ればひと目で確認が可能です。ワークフロー図は、素早い問題の発見に役立ちます。

また、作業の平均処理時間もワークフロー図に表示されるので、業務改善のポイントも分かりやすく便利です。各工程の処理件数や受注金額のデータは、グラフ表示によって集計結果を見ることができます。さまざまな角度から業務プロセスの確認や分析ができ、業務管理のコストを大きく削減することが可能です。

開発生産性の向上

業務システムを構築するには、手間・時間・知識が必要ですが、Questetra BPM Suiteを使用すれば簡単にできてしまいます。マウス操作で工程などの配置を行うだけで、ワークフロー図の作成が可能です。

また、ノーコードで作成できるため、簡単に業務システムを構築できます。BoxのファイルアップロードやGoogleスプレッドシートの記録など、他のクラウドサービスとAPI連携すれば、自動処理をそのまま工程に組み込めるのです。PDFの自動生成・自動演算・文字結合の自動処理も工程に組み込めます。

BPMツール(Questetra BPM Suite)の価格表

プラン名 価格 特徴
Basic ¥960/月 メール自動送信 / データ自動加工
Advanced ¥2400/月 クラウドサービス連携 / 並行処理
Professional ¥3840/月 オリジナル自動処理 / PDF生成

BPMツール(Questetra BPM Suite)業務プロセスの可視化に役立つツール

Questetra BPM Suiteは、ワークフロー図を元に業務プロセスの改善を行います。既存のアプリを利用しながら、業務プロセスの改善に必要なアプリの作成を行っていけば、独自のワークフロー図で可視化が可能です。

ワークフローの管理はより簡単になり、複雑な業務プロセスにも柔軟に対応できるようになります。リアルタイムに業務状況を把握するためのマイタスク一覧もあり、業務の遅延のリスクを低減し、業務プロセスの改善に役立てることが可能です。

BPMツール(Questetra BPM Suite)導入に向いている会社

  • 業務プロセスが複雑で処理漏れやミスが起こってしまう
  • 業務の進捗状況の把握が困難で実績集計に時間がかかる
  • 業務プロセスの変更や追加のシステム構築ができない

Questetra BPM Suiteは小規模からでも始められること、また独自のワークフロー図を作成できることが大きな魅力になります。ペーパーレス化・デジタル化・オートメーション化による改善を望む企業にとっては、扱いやすいツールです。

今回は業務改善に役立つBPMツール「Questetra BPM Suite」について解説しました。企業の業務改善や効率化については、まだまだたくさんの便利なツールがあります。他にも様々なツールの解説を行っていますので、企業の業務改善や効率化にお役立てください。

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