業務改善コンサル 元山文菜さんに聞く、業務改善の悩みTOP5と解決方法

興味を持つ人が増え、課題とする企業も多い業務改善。働き方の変化により、業務改善を始めたいと思っている企業も増えてきています。

一方で、

「とりあえず始めてみたけど、全然効果が出なかった」
「うまく進まなくて途中で断念してしまった」

という経験をした方や、業務改善に対する漠然とした不安を抱える方も多いのではないでしょうか?

そこで今回は

  • 業務改善で失敗をしたくない
  • 業務改善への不安を解消したい
  • 非効率な仕事のやり方を改善したいがなかなかうまくいかない

という方に向けて、株式会社リビカル代表取締役・業務コンサルタントの元山文菜さんに「業務改善でよくある失敗」や「成功させるための対策」について伺いました。

プロフィール

元山 文菜(もとやま あやな)

株式会社リビカル代表取締役/業務コンサルタント

新卒で株式会社サクラクレパスに入社。富士通株式会社に転職後2017年に独立し、現在の株式会社リビカルを設立。「多様性×業務改善で、はたらくを楽しむ人を増やしたい」をテーマに、業務や組織構造の再設計を手がけ、個人や企業にとっての「価値ある時間の創出」「経営資源の拡大」を支援する。

これまでBPR、BPOやRPA導入支援と、個々人に対する時間管理術の改善を実施。その他業務プロセス改善、タイムマネジメント、ダイバーシティマネジメントをテーマにした講演活動も行なっている。

業務改善で多くの人がつまずく失敗は「目的を見失ってしまう」こと

ーー業務改善を始めるのに不安を抱える方も多いと思うのですが、起こりがちな障壁を教えてください。

私が企業さまのコンサルティングを行なう中で、よく伺う業務改善での失敗が以下の5つです。

  • 業務改善が継続されない
  • メリットがわかりにくい
  • 目的を見失ってしまう
  • プロジェクトが進まない
  • 目先の結果を求めてしまう

業務改善が継続されない

業務改善は結果が見えづらく、継続されにくい傾向があります。課題は感じていてとりあえず取り組むのですが、業務改善は行なっても目に見えて業績が上がる、売上が増えるわけではないので、効果が実感できる前に辞めてしまうんですよね。

メリットが分かりにくい

そもそも業務改善のメリットが分かりにくいことも、失敗の要因です。業務改善の導入者と使用する人が違うと、なぜ導入するのかが伝わらないことも多く、社内でもギャップが発生してしまいます。

目的を見失ってしまう

企業さんが特につまずきやすいのが、プロジェクトを進める中で「業務改善の目的」を見失ってしまうことです。「なんで業務改善をしているんだっけ?」と。目的が定まらないと、業務改善をする業務がわからなかったり、モチベーションの低下にもつながってしまいます。特に企業のトップの方が陥りやすいポイントですね。

プロジェクトが進まない

なかなかプロジェクトが進まず、フラストレーションを溜めてしまうこともあります。要因は「実行レベルに落とせる人がいないこと」が大きいですね。

とりあえず業務改善を始めて、改善したいことや導入したいソリューションを何回も会議を重ねている。でも実際に改善が進まないときは一度立ち止まってみても良さそうです。

目先の結果を求めてしまう

先も挙げたように、業務改善はすぐに目に見える結果が出るわけではありません。「こんなに話しても解決しないなら、とりあえずソリューション入れた方がいいんじゃない?」と、急いで結果を求めると失敗しやすい傾向にあるので要注意です。

ーーなるほど!このような失敗が起こらないようにするために、元山さんがしていることはありますか?

導入前の可視化したい業務の整理をします。何から手を付けたらいいのか分からないと、目先の結果を求めてしまったり、継続が難しくなってしまいます。

なにから始めるべきかまったくわからない方は、業務可視化で今どんな業務を行なっているのかを見える状態にすることで、最終的に改善した業務を行う人が楽になります

他にも、目的のすり合わせや最終的にどのような状態にするのかを話し合うようにしています。場合によっては現場や管理者を集めてワークショップ形式で行なってもいいですね。

一番最初にコンセプトフレーミングをして、業務をリデザインして再設計して定着させるという流れで進めていくと、先に挙げたような失敗は起きにくいです。

つまり、目的設定を見直すことが大切だと思います。

共通する業務改善成功の秘訣は「組織風土」

ーー業務改善でつまずきやすいポイントを何点かお聞きしましたが、これらすべてに共通する考え方はあるのでしょうか?

会社のトップ層のやる気も重要ですね。

そのため、業務改善を始めるときには役員会議で提案をするようにしています。トップ層の方が納得していなさそうな顔をしていたら、担当者にトップへもっと話をするべきだと提案したり、直接トップ層に「経営陣の意識が変わらないと業務改善進みません!」とお話ししたりします。

また、検証の期間が長い組織は業務改善がうまくいかないことが多いです。

例えば、先輩から引き継がれた目的のわからない業務があったとします。ただ雑談するだけの会議とか、ミスがあっても指摘されない報告書とか。

検証の期間が長い組織は、こういった“無駄”な業務をなくすために、「いつか必要になるかもしれないから必要かどうか検証したい」と考えてしまいます。一旦なくしてみて、必要だったら戻す、という考えのほうが業務改善は成功します。行動よりも検証に時間をかけてしまう企業は、なかなか進まなくなってしまうのです。

業務改善成功のポイントは「人を責めずに仕組みを疑え」

ーー元山さん自身、業務改善での核になっていることはありますか?

業務改善のお話をするときは、「人を責めずに仕組みを疑え」といつも言っています。

会社の業務で属人化して困ることはたくさんあると思っています。例えばSlackで個人DMを多用してしまったり。

その場合に、個人DMをしてしまう人を責めるのではなく「なぜ個人DMをつかってしまうのか」「チャンネルで連絡できる仕組みができていないかもしれない」など仕組みを疑うことが重要です。

なんでその状態になってしまうのか?
その不安な気持ちはどうして起こっているのか?

と仕組みを疑うことが根本的な業務の改善に繋がります。

業務解除するときの大事なポイントは「外側から構造を変えること」「中から組織改善をすること」そして「個人のセルフマネジメント力を変えること」。この3つが変わらないと組織自体は変わりません。

構造を変えること、組織改善をすること、セルフマネジメント力を変えることで業務改善チームの中でもお互いの意見を言い合える環境を作っていく。

業務改善は、ハード面だけでなく人と人とのつながりを作っていくことも大切だと思っています。

まとめ:大切なのは過去を疑い続けること

時代の流れや新しい働き方に対応していくには、「成功体験を捨てて過去を疑うことが大切だ」と語る元山さん。変化を恐れずに変わり続ける人が、業務改善だけでも成功するのかもしれません。

今業務改善を始めたいけど何をしたら良いのかわからない方は、なぜ業務改善をしたいのかを明確にして、業務可視化などの簡単に始められることから着手していくと成功しやすいです。

今回お話を伺った元山文菜さん著の『業務改善の問題地図』の詳細はこちらから。初心者でもわかりやすく、業務改善への取り組み方を詳しく解説しています。

PLAYでは「業務改善成功のためのプロセスマイニング導入方法」に関するホワイトペーパーを公開しています。業務改善の一歩として、こちらも参考にしていただければ幸いです。

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