【セミナーレポート】ビースタイルバリューテクノロジーズ主催「攻めの業務自動化」

書類をデータ化するまでの2つのステップ

定形フォーム

【ステップ1】(1回目のみ必要なステップ)

読み取り範囲の指定でどこを読み取っていくのかを設定する。

同じ帳票を使用しているため、1つのPDFデータをもとに設定を行う。

非定形フォーム

【ステップ1】

含まれる情報のチェックがすべて入っている状態なので、必要ではない情報のチェックボックスのチェックを外していく。

定形・非定形フォーム共通

【ステップ2】(日々の業務)

  1. 紙の帳票をPDF化する
  2. PDFをアップロードしAI-OCRで読み取り
  3. CSVダウンロード

さらなる業務自動化を実現

RPAとは、人間がPC上で行う操作・工程をロボット(RPAソフト)に覚えさせて、自動化することを指します。

RPAでは、PCを使用した定形業務の自動化が可能です

RPA化するメリット

  • 作業効率化
  • コストの削減
  • 品質の向上・安定

RPAで自動化する業務の探し方

  1. 社内システムの連携→社内システム間でのデータ処理・転記
  2. 社外システムの接続→外部の購買システム連携
  3. WEBからの情報収集→株価検索
  4. 突合・チェック→NGワード検索
  5. 数値集計→売上データ集計
  6. 業務アプリ操作→メール送信

このような業務✖反復作業・定型業務・量が多いものがRPA化しやすい業務になります。

AI-OCRはRPAとも相性が良いので、紙の状態でAIOCRを使用したいときにCSVとしてDLしたものをデータに取り込む作業を自動化することも可能です。RPAの使用で業務を更に自動化することが出来ます。

テレワークでRPAを活用するには

 

環境の整備で可能にする

テレワークでRPAを活用していく方法の1つが、環境を整備することです。

下記の方法で整備を行うことで活用がしやすくなります。

  • RPAをインストールしたPCを持ち出せる
  • リモート接続により、外部からRPAがインストールされた社内PCにアクセスできる
  • リモートデスクトップ、仮想環境にRPAを入れる

ロボットの作り方の工夫で可能にする方法もありますが、ここでは省略します。

事前にRPAを導入していたため、テレワークがスムーズに出来た事例

全国200店舗以上の売上データの集計・管理に対して、各店舗情報にアクセスできるPC数台で売上データを管理し、EXCELに転記&VEAで加工してアウトプットファイルに統合するところまでRPA化していた事例があります。

導入後。コロナによりテレワーク推奨となりましたが、事前にRPAを導入していたためスムーズにテレワークを導入出来ました。

RPA導入や展開がうまくいかないケース

  • もともとの期待値が高すぎる
  • 最初から多くのプロセス、大きな業務を自動化しようとしてしまう
  • 推奨体制が不十分

「RPAは新入社員と同じように接することが大切」

最初から成果を求めず、シンプルなことから1つずつ行いましょう。

上手に育てれば、必ず活躍してくれます!

RPAの上手な導入

SQCD観点での整理を行う。

S→Scope スコープ

Q→Quality 品質

C→Cost コスト

D→Delivery 納期

発生頻度の高い1から2つの業務から自動化していくことが大切です。また、例外処理は後回しにし、100%を狙わないことを上手に導入するためには必要です。

RPAを上手に導入して、コロナ時代の働き方を見直してみましょう。