書類をデータ化するまでの2つのステップ
定形フォーム
【ステップ1】（1回目のみ必要なステップ）
読み取り範囲の指定でどこを読み取っていくのかを設定する。
同じ帳票を使用しているため、1つのPDFデータをもとに設定を行う。
非定形フォーム
【ステップ1】
含まれる情報のチェックがすべて入っている状態なので、必要ではない情報のチェックボックスのチェックを外していく。
定形・非定形フォーム共通
【ステップ2】（日々の業務）
- 紙の帳票をPDF化する
- PDFをアップロードしAI-OCRで読み取り
- CSVダウンロード
さらなる業務自動化を実現
RPAとは、人間がPC上で行う操作・工程をロボット（RPAソフト）に覚えさせて、自動化することを指します。
RPAでは、PCを使用した定形業務の自動化が可能です
RPA化するメリット
- 作業効率化
- コストの削減
- 品質の向上・安定
RPAで自動化する業務の探し方
- 社内システムの連携→社内システム間でのデータ処理・転記
- 社外システムの接続→外部の購買システム連携
- WEBからの情報収集→株価検索
- 突合・チェック→NGワード検索
- 数値集計→売上データ集計
- 業務アプリ操作→メール送信
このような業務✖反復作業・定型業務・量が多いものがRPA化しやすい業務になります。
AI-OCRはRPAとも相性が良いので、紙の状態でAIOCRを使用したいときにCSVとしてDLしたものをデータに取り込む作業を自動化することも可能です。RPAの使用で業務を更に自動化することが出来ます。
テレワークでRPAを活用するには
環境の整備で可能にする
テレワークでRPAを活用していく方法の1つが、環境を整備することです。
下記の方法で整備を行うことで活用がしやすくなります。
- RPAをインストールしたPCを持ち出せる
- リモート接続により、外部からRPAがインストールされた社内PCにアクセスできる
- リモートデスクトップ、仮想環境にRPAを入れる
ロボットの作り方の工夫で可能にする方法もありますが、ここでは省略します。
事前にRPAを導入していたため、テレワークがスムーズに出来た事例
全国200店舗以上の売上データの集計・管理に対して、各店舗情報にアクセスできるPC数台で売上データを管理し、EXCELに転記＆VEAで加工してアウトプットファイルに統合するところまでRPA化していた事例があります。
導入後。コロナによりテレワーク推奨となりましたが、事前にRPAを導入していたためスムーズにテレワークを導入出来ました。
RPA導入や展開がうまくいかないケース
- もともとの期待値が高すぎる
- 最初から多くのプロセス、大きな業務を自動化しようとしてしまう
- 推奨体制が不十分
「RPAは新入社員と同じように接することが大切」
最初から成果を求めず、シンプルなことから1つずつ行いましょう。
上手に育てれば、必ず活躍してくれます！
RPAの上手な導入
SQCD観点での整理を行う。
S→Scope スコープ
Q→Quality 品質
C→Cost コスト
D→Delivery 納期
発生頻度の高い1から2つの業務から自動化していくことが大切です。また、例外処理は後回しにし、100％を狙わないことを上手に導入するためには必要です。
RPAを上手に導入して、コロナ時代の働き方を見直してみましょう。
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