【セミナーレポート】ビースタイルバリューテクノロジーズ主催「攻めの業務自動化」

今回は株式会社ビースタイルバリューテクノロジーズさん主催の「攻めの業務自動化」のセミナーに参加してきたので、その様子をお伝えします。

会社紹介

株式会社ビースタイルバリューテクノロジーズ

ベストベーシックスタイル、時代に合わせた価値を想像することを理念に掲げる。

2002年に設立され「主婦ジョブパート」で主婦層を市場に呼び込むことをメインの事業として行っている。

現在はRMAD事業を立ち上げ、ロボットをマネジメントを行っている。RPAを労働力にすることを目的としている。

コロナ禍の中の働き方

皆さんは、今どのくらいの企業がテレワークを導入しているかご存知ですか?

コロナが流行した現在の都内のテレワーク導入率はおよそ26%です。

これが全国になると、緊急事態宣言解除後のテレワーク導入率は25%程になっています。

出社頻度を減らしていこうという考え方が広がる中で、テレワーク時代の働き方と業務自動化の必要性について本日はお話しします。

企業でテレワークが導入できない理由として、出社が必要な業務は紙にまつわる業務が多いと言われています。例えば、発注業務や契約周りの業務。仮にペーパーレス化出来たとしても、PDF化どまりになってしまうという課題が見られます。そういった中で、紙まわりの業務を自動化していく方法についてお話していきます。

ペーパーレス化出来ない業務も解決

収集した大量の文字データから文字の特徴をディープラーニングし、高精度な文字認識を行うことが出来るソリューションをAIOCRと言います。OCRは光学文字認識の略で、そこにディープランニングが加わることでAIOCRとなります。

AIOCRの特徴

AIOCRの特徴は、主に下記の4つです。

  • 誰でも簡単に操作が可能。
  • 読み取り範囲を指定するだけで1度設定すればあとは何枚でも自動で認識。
  • ディープラーニング機能により、機械は使えば使うほど文字認識の精度が高まっていく。
  • お客さんが多いほど更に良い製品を提供できる。

AIOCRで具体的にできること

AIOCRでできることは、主に下記の4つです。

  • PDFなどの画像ファイルをCSVなどのデータにすること
  • 人が書類を書き間違えて塗りつぶした文字に対して、塗りつぶされた文字は読み飛ばすことをAIが学習し、読み飛ばしてくれる。
  • 書類に訂正印が打たれていたら、読み飛ばした結果を出してくれる。
  • 男or女などのチェックボックスの有り無しも見分けることができる。

このような形で日本の様々な帳票に対応出来るツールになっています。

もし紙の状態でAIOCRを使用したい場合は、複合機などを使用してCSVとしてDLしたものをデータに取り込むまでは人の手もしくはRPAで行う必要があります。

帳票でAIOCRを使う方法

すべての人が同じ帳票に記入している定型フォームといい、請求書のように各社フォーマットは違うが書かれている内容は多きく変わらないものを非定型フォームとこのセミナーでは定義します。

書類をデータ化するまでの2つのステップ

定形フォーム

【ステップ1】(1回目のみ必要なステップ)

読み取り範囲の指定でどこを読み取っていくのかを設定する。

同じ帳票を使用しているため、1つのPDFデータをもとに設定を行う。

非定形フォーム

【ステップ1】

含まれる情報のチェックがすべて入っている状態なので、必要ではない情報のチェックボックスのチェックを外していく。

定形・非定形フォーム共通

【ステップ2】(日々の業務)

  1. 紙の帳票をPDF化する
  2. PDFをアップロードしAI-OCRで読み取り
  3. CSVダウンロード

さらなる業務自動化を実現

RPAとは、人間がPC上で行う操作・工程をロボット(RPAソフト)に覚えさせて、自動化することを指します。

RPAでは、PCを使用した定形業務の自動化が可能です

RPA化するメリット

  • 作業効率化
  • コストの削減
  • 品質の向上・安定

RPAで自動化する業務の探し方

  1. 社内システムの連携→社内システム間でのデータ処理・転記
  2. 社外システムの接続→外部の購買システム連携
  3. WEBからの情報収集→株価検索
  4. 突合・チェック→NGワード検索
  5. 数値集計→売上データ集計
  6. 業務アプリ操作→メール送信

このような業務✖反復作業・定型業務・量が多いものがRPA化しやすい業務になります。

AI-OCRはRPAとも相性が良いので、紙の状態でAIOCRを使用したいときにCSVとしてDLしたものをデータに取り込む作業を自動化することも可能です。RPAの使用で業務を更に自動化することが出来ます。

テレワークでRPAを活用するには

 

環境の整備で可能にする

テレワークでRPAを活用していく方法の1つが、環境を整備することです。

下記の方法で整備を行うことで活用がしやすくなります。

  • RPAをインストールしたPCを持ち出せる
  • リモート接続により、外部からRPAがインストールされた社内PCにアクセスできる
  • リモートデスクトップ、仮想環境にRPAを入れる

ロボットの作り方の工夫で可能にする方法もありますが、ここでは省略します。

事前にRPAを導入していたため、テレワークがスムーズに出来た事例

全国200店舗以上の売上データの集計・管理に対して、各店舗情報にアクセスできるPC数台で売上データを管理し、EXCELに転記&VEAで加工してアウトプットファイルに統合するところまでRPA化していた事例があります。

導入後。コロナによりテレワーク推奨となりましたが、事前にRPAを導入していたためスムーズにテレワークを導入出来ました。

RPA導入や展開がうまくいかないケース

  • もともとの期待値が高すぎる
  • 最初から多くのプロセス、大きな業務を自動化しようとしてしまう
  • 推奨体制が不十分

「RPAは新入社員と同じように接することが大切」

最初から成果を求めず、シンプルなことから1つずつ行いましょう。

上手に育てれば、必ず活躍してくれます!

RPAの上手な導入

SQCD観点での整理を行う。

S→Scope スコープ

Q→Quality 品質

C→Cost コスト

D→Delivery 納期

発生頻度の高い1から2つの業務から自動化していくことが大切です。また、例外処理は後回しにし、100%を狙わないことを上手に導入するためには必要です。

RPAを上手に導入して、コロナ時代の働き方を見直してみましょう。