【セミナーレポート】業務コンサルタント元山さんによる、業務改善のプロに聞く“ホンネで語る”RPAの始め方

元山さんへのQ&A

ー書籍を出そうと思ったきっかけはなんですか?

:「業務改善って大切だね」という会話から、知人と「業務改善に関して何かやろう!」という話になってこの本を作ることになりました。業務改革をすぐにでも試せるようなことが書いてある本になっています。RPAなどの本は結構ありましたが、オフィス業務の自動化の本はあまりなかったのでより簡単で分かりやすい本をだそうと思いました。

ー組織の中での業務改善に対するアンチへの対応の仕方を教えて下さい。

元:抵抗勢力に関する情報は本の中の5丁目にも記載しているので若干被ってしまうのですが、抵抗勢力の特徴は、コミュニケーションをとることが難しいことです。

更に、業務改革には変化が伴うので、足元すくわれるといつの間にか抵抗勢力が増えていたりします。ただ、抵抗勢力を可視化させるモンスターマッピングというものがあって、それぞれに対する具体的なコミュニケーションのとり方がわかるようになっています。

是非、モンスターマッピングで検索してみてください。

ー業務改善への着手は何から行う?

元:業務改善の中でも、即実行出来て即成果がでることから始めてみてください。具体的には、10日以内に実行可能な範囲のことです。

例えば、会社内での連絡の際に「お疲れ様です」と書くことを省くとかでしょうか。

このように、即成果を実感できることから始めていくことが良いと思います。

ー業務自動化への予算・組織・時間がない状況では、経営層にどう働きかけたら良いのでしょうか?

元:この状況の場合経営層からすると、費用対効果とどのくらいのタスクがあるのかが見えていないと思います。

具体的にどんなことにどれくらい時間はかかるのかが可視化されていないんですね。

なので、アクションとしては工数を見せてロードマップを引いたりして、効果とタスクを可視化するといいと思います。

ー業務改革に対して前向きな気持ちにする説明の仕方はありますか?

元:人は基本的に変化が怖い生き物です。

なので、いきなり改善しようと言われても、自分に何かデメリットがあると抵抗勢力化してしまいます。この場合、なぜ変わらないといけないのかを明確に提示する事が必要です。

特に、視野の狭い人ほど変わりたくないと思いがちなので、変わることのメリットを明確に体験とともに提示するようにしてください。コンサルを呼んだり、セミナーに参加してもらったりとか。

とにかく、変わったほうが得するということを提示して視野を広げさせることが大切です。

ーまわりを巻き込んで遂行するにはどのようにすればいいのでしょうか?

元:人によって望ましい状態や、関心ポイントがあるので一旦それを可視化して巻き込むことがおすすめです。

もし社内にインフルエンサーがいたらそこも見極めて、情報が集まる人を巻きこむことからはじめていくのがいいかもしれません。

ー繰り返すミスはどうしたらなくなりますか?

元:起こってしまったミスに対して、振り返りがどれくらい出来ていますか?

原因を突き詰めないといけない場合、突き止める方法が間違えていると結果に繋がりません。

例えば、ミスが起きたときに報告書で「ちゃんと見ていなかった」と書いたとすると、では次はちゃんと見ましょう、二人で見るようにしましょうというふうになります。

ここで大切なことは、ミスが起きたときは体調や時間帯などをよりつきつめて事象に対する原因を深堀りしてPDCAを回すことです。

「ミスで人を疑うなら仕組みを疑え」人に原因をつけない。気合などを自称におかないことが大切です。ミスが起きたら、仕組みや環境を疑うようにしましょう。

ー業務改善にかかる工数の算出方法は?

元:そもそも業務改善活動は、工数から費用対効果を出すことはあまりマッチしません。

業務改善活動は日々のPDCA活動なので、工数ではなかなか測れないのです。

長期的に新しいことを行う人は、一定の時間をとって振り返る活動を常にしています。なので、そういったように意識を変えてみていただけたら嬉しいです。

ー税理士でお客さんの業務改革の手伝いがしたい場合、どのような勉強をしたらなれますか?

元:私が税理士だったら、税理士業では専門家なので、税処理に関わる本来あるべきな業務を洗い出すことからはじめていきます。

そこでお客さんと関わっていく中で業務を見直してみます。その方法がわからなかったら、業務フローに関わる本などを見て進めて行くと思います。

ー最後に一言おねがいします!

元:今後は既成概念にとらわれない働き型が大切になっていクと思います。

業務棚卸し表などもあるのでぜひ、新しい働き方を模索している方は連絡してください!