業務改善のプロ・Airitechに聞いた、DX成功の鍵を握るプロセスマイニングのメリットとは

DXの推進を検討するなかで「プロセスマイニング」というツールを目にする機会が増えました。

プロセスマイニングとは、システムのイベントデータ(操作履歴)を元に業務の可視化や分析を行うツールです。DXに役立つツールとして注目を集めていますが、導入に至る企業は少ない現状にあります。

「プロセスマイニングって、そもそもDXに必要?」

「プロセスマイニングをどう活用すべきかわからない」

と悩む担当者も多いでしょう。

今回は、

  • プロセスマイニングについて知りたい
  • DXや業務改善にプロセスマイニングを導入したい
  • DX推進を成功させたい

という方へ向けて、プロセスマイニングソリューション・コンサルティングを提供しているAiritech株式会社(エアリテック)の西村 桂之さん・大町 怜司さんにお話を伺いました。

プロフィール

西村 桂之(にしむら よしゆき) さん
Airitech株式会社/DXサービス推進4 チーフテクニカルコンサルタント

複数の業種・業界にて、PMO・システム運用とその業務改善、品質管理・監査など幅広くIT業務に携わる。2020年にAiritech株式会社へ入社。プロセスマイニングソリューション「Celonis(セロニス)」導入・活用支援サービスを担当している。

 

大町 怜司(おおまち さとし)さん
Airitech株式会社/DXサービス推進4 テクニカルエンジニア

これまで複数社で、インフラエンジニアとしてSplunk、監視システム構築/導入・運用保守業務に携わる。2019年にAiritech株式会社へ入社。データ分析関連案件を経て、プロセスマイニングソリューション「Celonis(セロニス)」の担当へ。テクニカルエンジニアとして社内のCelonisに携わるメンバーの教育・育成を行いながら、テクニカルリードとして複数のCelonis案件に従事。

ビジネス上の現状・課題を短期間で可視化できるプロセスマイニング

ーーDX(デジタルトランスフォーメーション)にプロセスマイニングを活用するメリットについて教えてください。

西村さん:1つは、DXを推進するにあたり、ビジネス上の現状や課題を客観的かつ網羅的に把握できることです。

人の手で業務の可視化を行うと、担当者の経験や主観に依存するため、抜けや漏れが発生する可能性が高くなります。しかし、プロセスマイニングはプロセスを客観的に可視化できるため、担当者でも把握していないような業務も全て可視化できます。

2つ目は、DXに要する時間を大きく短縮できることです。

従来の業務改善やDXでは、業務分析や業務フロー図の作成などに数ヵ月といった長い時間をかける必要がありました。しかし、プロセスマイニングを活用すれば業務の可視化や分析なども短時間で実施できます。また、DX推進後の結果・成果に関しても情報収集から定量的な評価まで一任できる優秀なツールです。

画像:Airitech「プロセスマイニングサービス」

ーープロセスマイニング導入により実際に成果や効果がでた事例はあるのでしょうか?

西村さん:弊社で扱っているプロセスマイニングサービス「Celonis(セロニス)」は、世界的に数多くの成功事例を残しています。海外でも導入事例の多いツールですが、国内ではKDDI・MISUMI・SmartHRなどの大企業も数多く導入しています。

例えば、Celonisを導入した配送サービスを展開するUberは、プロセスマイニングの活用により、

・業務上の非効率な業務を発見し問題発生前に対処する仕組みを構築

・Celonisによる改善を推進した結果、約20億円のコスト削減を実現

などの成果を挙げています。

弊社が関わった案件では、ソフトウェアサービスを展開している企業様がプロセスマイニングツールの導入により、業務のソフト面を客観的に可視化できた事例もあります。

例えば、ハイパフォーマーやローパフォーマー営業担当者の行動の違いや、業界・業種による案件獲得までの期間などが定量的に可視化されて、比較ができるようになりました。

成果を出している社員の行動を可視化すれば、他社員との業務プロセスの違いを見出すことが可能です。無駄な業務の有無も明確化できるため、業務の改善に活かせるメリットもあります。

ーープロセスマイニングはとても優秀なソリューションですが、導入することによるデメリットはあるのでしょうか?

西村さん:大きなデメリットはコストが高くなる点です。

プロセスマイニングは年額1,000万円前後のコストがかかるため、中小企業ではなかなか手が出せない現状にあります。

しかし、現在オープンソースや無料で使えるプロセスマイニングソリューションも世に出てきているようなので、今後コスト面でのデメリットは小さくなってくると感じています。

ーープロセスマイニングの費用以外にも必要なコストはあるのでしょうか?

西村さん:はい、もちろんあります。

プロセスマイニングを活用していく体制づくりが必要になるため、人的コストも考えなければなりません。しかし、プロセスマイニングを導入するからといって大規模な人的コストを割く必要はなく、月に2〜3名が既存業務と兼任しながら運用に携わるのが基本的なスタイルです。

そのような、業務改革の運用の面でも弊社はお客様のご支援をさせていただいております。

プロセスマイニングはDXの最適な推進に役立つソリューション

ーーそもそも、DXにプロセスマイニングは必須なのでしょうか?

西村さん:必須ではないと考えています。

しかし、プロセスマイニングを導入しないことで、DX推進が経験や勘・担当者の課題意識の部分に依存することになるため、何らかのトラブルが生じる可能性もあります。

必要か否かでいうと必要はなく、プロセスマイニングがなくともDXや業務改善はできますが、より正確かつ最適なDXや業務改善を行うためにプロセスマイニングは大きな役割を担ってくれます。

ーーなるほど。プロセスマイニングを活用しないことによって起こりうる問題について詳しく教えてください。

西村さん:プロセスマイニングを活用しないことでビジネス上の部分最適だけが行われる場合が多く、「最適箇所にひずみが生じる」「最適部分だけに負担がかかることでボトルネックになってしまう」というような問題が生じる可能性があります。

また、最適箇所だけが改善されると、他の業務が滞ってしまうケースも考えられます。プロセス的に改善を行わないと、最適部分の適応や運用が上手く行かないという問題が起こりうるかなと……。

大町さん:DXを推進するには業務の分析が必要になりますが、業務分析も人間の知識や経験に依存するため、「適切な対処なのか」という評価の部分も見えづらくなります。

業務分析と同じように実施後の効果測定も工数をかけて行う必要があるため、そこで時間を浪費してしまう問題も起こり得ます。業務改善を行うつもりが、結果的に改善できないだけでなくマイナスになってしまうのは大きな問題です。

ーープロセスマイニングがDX成功の鍵を握っているのですね。ちなみに、プロセスマイニングが成功しやすい業界・業種などはありますか?

西村さん:ここ数年の日本では、サービス業界や製造業、カスタマーサポート関係やITベンチャー企業などでの活用が目立ちます。製造業ではプロセスではなく、部品の組み立てなど商品の生産現場の部分でIoTなどを組み合わせて活用される事例なども話題に上がっていますね。

大町さん:「Celonis(セロニス)」の案件を例にとると、SAPというソリューションとの連携が目立つため、製造業を中心に世界各国のさまざまな業界・業種に適用されています。

※SAP…SAP社が提供する情報の一元化を図るためのシステム(ERP)を指す

国内ではまだ広がりは少ないツールですが、最近ではSalesforceとの連携も強化されているため、セールス方面での適用が増えていくのではないかと考えられます。

事例を見ると大企業での導入が多いように感じますが、中堅企業など国内の多くの企業は適用による効果が見られるのではないでしょうか。

プロセスマイニングは魔法のツールではない

ーープロセスマイニングを活用し、DXを成功させている企業の共通点はありますか?

西村さん:1つはDXをする目的意識を明確にしている点です。

一般的な業務改善と同じように、DXを推進する企業が主体的に動いていくことが成功の鍵になると言えます。内部から主体的に改善を進めていく方が、より効果的かつ広範囲なDXに繋がるためです。

プロセスマイニングは「導入すれば終わり」ではなく、可視化された業務上の課題を改善し、評価していく必要があります。システム周りの運用は弊社で対応できますが、業務周りの面はやはり実際の企業様の方が知識は豊富なので、コンサルタント会社に依存していては最適なDXへ繋がらない可能性も考えられますね。

大町さん:やはり主体性が大切だと思います。プロセスマイニングは魔法のツールではないので、「導入したからDXが成功する」「勝手に業務改善が進む」というわけではありません。

弊社はCelonis(セロニス)導入のお手伝いはしますが、それを意識的に運用していくのは企業様です。魔法のツールをどのように活用すべきかをしっかりと考えられる企業様は、結果が出やすいと考えます。

ーーなるほど。企業が主体性を持って自走することが大切なのですね。

大町さん:はい。最近ではDXが情報システム部門の業務の一環として丸投げされることもあると聞きますが、プロセスマイニングは情報システム部門が主体で動けば何とかなるものではありません。

業務を行う部門が関わりながら実際に活用することが非常に重要です。

西村さん:大町の言う通り、プロセスマイニング導入は現場で実際に業務を行う方がキーマンとなります。そのため、プロセスマイニングを実際に導入しながら、自走していただくことが成功の秘訣になります。

プロセスマイニングを導入することによるDXの失敗を防ぐためにも、企業者間が主体となり、活用ステップを理解しておくことが必要ですね。

ーーDXに失敗しないためのプロセスマイニング活用ステップとはなんでしょうか?

西村さん:まず、特定の業務やプロセスに絞り、プロセスマイニングを適用することが大切です。一度適用してみることで、プロセスマイニングのメリット・デメリットの把握、効果や費用対効果などを理解できます。

導入の価値が見出せれば活用範囲を広げていくのがプロセスマイニングの最適なステップだと考えます。

ある大手企業様が目的や活用範囲を絞らずにプロセスマイニングを導入し、結果的に頓挫してしまった事例があります。プロセスマイニングはシステムのイベントデータ(操作履歴)を基に様々な業務を可視化することが得意であるため、可視化されたプロセスや情報が膨大となり分析や改善に活かせなかったのです。

この事例からも分かるように、まずは目的や活用範囲を絞った活用ステップを取ることで、プロセスマイニング導入で失敗するリスクは低下すると考えます。

まとめ:プロセスマイニングで最適なDX推進を

今後、プロセスマイニングはポピュラーなソリューションになると話す西村さん。プロセスマイニングは魔法のツールではないものの、正しく活用すれば大きな成果につながるツールです。

また、大町さんは、「プロセスマイニングは、企業が持っている本来の力を最大限に引き出すための道具となる」と言います。今回伺ったお話のなかでもあったように、プロセスマイニングを導入することでより最適なDX推進が可能です。

 

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