業務を可視化してデザインする
ビジネスプロセスはIPOの集合体
では、一つ一つの業務を紐解くためにはどのように考えたらいいのでしょうか？
元山さんは、業務の構成されている要素から理解していく必要があるとお話していました。
そもそも業務は、以下の3つで成り立っています。
① I Input
② P Process
③ O Output
この3つのIPOが重なってビシネスプロセス（業務）が作られているのです。
では、この考えをもとに何をすれば業務の可視化ができるのか。
以下でその方法をお話します。
業務を可視化する方法
●業務棚卸表
●フロー図
業務を可視化する主な方法はこの2つです。
業務棚卸し表と、フロー図というものを使用して業務を可視化していく方法があります。
これらを行う際は、先程のIPOを意識して粒度を揃えていくことが大切です。
業務をデザインする
可視化した業務は、ECRSの法則ををもとにデザインしていくことができます。
1〜3の順で
- 業務を捨てる E→廃止(Eliminate) 仕事自体をなくせない？
- 業務を配置する C→結合(Combine) 作業を結合できない？ R→入替・代替(Rearrange) 手順や担当を変えられない?
- 業務を整頓する S→単純化(Simplify) もっと簡単にできない?
進めていく上で大切なこと
業務改善は日々のちょっとしたことを修正すること、業務改革は理想の状態をもとに改革していくことを言います。
可視化は大切というお話がありましたが、元山さんのお話する理想の状態は、まずはIPOを使って業務を可視化する。
次に、ECRSを使って業務のデザインを行う。
業務改革で全体を改善して、業務改善で日々メンテナンスを行うと業務がスリム化します。
与田さん講義 前半 業務改革の成功確率を爆上げする業務可視化
この講義では、業務改革の成功確率をバク上げさせるためにおこなうべき業務可視化についてお話しています。
業務可視化の必要性、業務可視化を行う方法や実際のやり方について解説していました！
なぜ業務可視化が必要なのか？
①業務のボトルネックがわかる
ーボトルネックを埋めるためにするべきことが分かるので、闇雲に自動化せずにすむ
②対象業務がわかる
ー事前に効果の出やすい業務を知ることができる
③業務改善の効果がわかる
ー損切りや新しい策を打つ
ー効果が出たら他部署に展開できる
業務可視化の位置づけ・できること
こちらの図は、業務可視化の全体像です。
元山さんの話でいうと、業務可視化の矢印までが業務可視化で、それ以外が業務改善に当たります。
この図をみると、業務可視化が業務改革において最初の段階にあることが分かると思います。
業務可視化は本来、業務改革で自動化などを行う以前に最初に着手すべきで、ここを飛ばしてしまうと先程お話したように業務の状態が悪化するなどのトラブルが発生し、改革を行うこと自体が難しくなります。
次に、業務可視化をすると出てくるアウトプットについてです。
業務可視化をおこなうと、組織図と業務棚卸表、業務量調査表がアウトプットになります。
各アウトプットを簡単にまとめると、
①組織図…どのような組織体制で業務が行われているかが分かります。
オフィス業務は人に紐づくので重要な要素です。
②業務棚卸表…対象の部署にどのような業務があるのかが分かる
ごのような業務が存在していて、各業務がどこに紐付いているのかを確認することができます。
③業務量調査表…各業務でどの程度工数がかかっているのかが分かる
各業務が年間でどのくらい行われているのかを確認できます。これにより、理想の業務状態とどのくらいの差があるのか、どこに時間がかかっているのかなどが可視化されます。