セミナーレポ 元山さんによる【業務改善のプロに聞く”ホンネで語る”RPAの始め方】

セミナー概要

今回のセミナーでは、元山さんが書かれた本の出版記念Webinarとして、業務改善のプロに聞く”ホンネで語る”RPAの始め方について、視聴者からの質問に答えながら対談していく様子を書かせていただきます。

登壇者紹介

元山文菜さん

株株式会社リビカル代表取締役。業務コンサルタント。
大学卒業後,株式会社サクラクレパスに入社。その後,富士通株式会社に転職。2017年に独立し,現在の株式会社リビカルを設立。障がいや難病女性向けのNPO運営の顔ももつ。
「多様性×業務改善で,はたらくを楽しむ人を増やしたい」をテーマに,業務や組織構造の再設計を手がける。個人や企業にとっての「価値ある時間の創出」「経営資源の拡大」を支援。
これまで,BPR(ビジネスプロセスリエンジニアリング),BPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)やRPA(ロボティクスプロセスオートメーション)導入支援と,個々人に対する時間管理術の改善をあわせて実施することで,組織への生産性を最適な手段で向上させる。 そのほか,業務プロセス改善,タイムマネジメント,ダイバーシティマネジメントをテーマにした講演活動も精力的におこなっている。

ホームページ:https://www.rebucul.com/
Twitter:@ayana_motoyama
ブログ:https://note.com/nyannko613

https://rpahack.com/business_improvement#i-5

散らかった業務から目を背けたままでは役に立たない

元山さん(以下:元):多くの組織で、あらゆる業務が個人の采配によりどんどん溜め込まれていくためぐちゃぐちゃに散らかっています。

この状況でソリューションを導入することは、ぐちゃぐちゃな部屋にルンバを導入するようなものです。ソリューションがどんなに良いものでもなんの役にも立たず、かえって状況が悪化することもあります。

そこで、まずはソリューションを導入するために業務を目の前に出しましょう

業務棚卸し表や、業務フロー図等を用いて確認するところから始めていきます。

次に、業務を整理していきます。

この際、ECRMという考え方があるのでご紹介します。

業務を捨てる→E(廃止)

本当にこの仕事がいるのかを問いかけ、必要がなければ廃止します。

業務の配置→C(作業の結合)、R(作業の入れ替え)

例えば業務の結合では、毎日2回の定例回の簡略化して1回でまとめて行ったり、業務の入れ替えでは、毎回仕事の合間にチェックを挟んでいたものを全部まとめ最後にチェックするなどがあります。

ここまでで業務の整理が出来たら、ソリューションを定着させる為に、導入した後どのような評価をするのかを決めていきます。

評価軸が決まったらケプトを使って、業務改善に関する振り返りや改善を随時行っていくとうまくRPAを導入しやすいです。

これを行うことにより、業務改善が関わる全ての人にとって自分ごとになってこるというメリットもあります。

ケプトの振り返りは、職場によりますが導入したての頃は週1くらいを目安に行い、慣れてきたら月1くらいに頻度を変えていきましょう。

ソリューションはあくまで目的ではなく業務改革の手段です。その認識を間違えずに、少しずつでも確実に業務を自動化していくのがおすすめです。

元山さんへのQ&A

ー書籍を出そうと思ったきっかけはなんですか?

:「業務改善って大切だね」という会話から、知人と「業務改善に関して何かやろう!」という話になってこの本を作ることになりました。業務改革をすぐにでも試せるようなことが書いてある本になっています。RPAなどの本は結構ありましたが、オフィス業務の自動化の本はあまりなかったのでより簡単で分かりやすい本をだそうと思いました。

ー組織の中での業務改善に対するアンチへの対応の仕方を教えて下さい。

元:抵抗勢力に関する情報は本の中の5丁目にも記載しているので若干被ってしまうのですが、抵抗勢力の特徴は、コミュニケーションをとることが難しいことです。

更に、業務改革には変化が伴うので、足元すくわれるといつの間にか抵抗勢力が増えていたりします。ただ、抵抗勢力を可視化させるモンスターマッピングというものがあって、それぞれに対する具体的なコミュニケーションのとり方がわかるようになっています。

是非、モンスターマッピングで検索してみてください。

ー業務改善への着手は何から行う?

元:業務改善の中でも、即実行出来て即成果がでることから始めてみてください。具体的には、10日以内に実行可能な範囲のことです。

例えば、会社内での連絡の際に「お疲れ様です」と書くことを省くとかでしょうか。

このように、即成果を実感できることから始めていくことが良いと思います。

ー業務自動化への予算・組織・時間がない状況では、経営層にどう働きかけたら良いのでしょうか?

元:この状況の場合経営層からすると、費用対効果とどのくらいのタスクがあるのかが見えていないと思います。

具体的にどんなことにどれくらい時間はかかるのかが可視化されていないんですね。

なので、アクションとしては工数を見せてロードマップを引いたりして、効果とタスクを可視化するといいと思います。

ー業務改革に対して前向きな気持ちにする説明の仕方はありますか?

元:人は基本的に変化が怖い生き物です。

なので、いきなり改善しようと言われても、自分に何かデメリットがあると抵抗勢力化してしまいます。この場合、なぜ変わらないといけないのかを明確に提示する事が必要です。

特に、視野の狭い人ほど変わりたくないと思いがちなので、変わることのメリットを明確に体験とともに提示するようにしてください。コンサルを呼んだり、セミナーに参加してもらったりとか。

とにかく、変わったほうが得するということを提示して視野を広げさせることが大切です。

ーまわりを巻き込んで遂行するにはどのようにすればいいのでしょうか?

元:人によって望ましい状態や、関心ポイントがあるので一旦それを可視化して巻き込むことがおすすめです。

もし社内にインフルエンサーがいたらそこも見極めて、情報が集まる人を巻きこむことからはじめていくのがいいかもしれません。

ー繰り返すミスはどうしたらなくなりますか?

元:起こってしまったミスに対して、振り返りがどれくらい出来ていますか?

原因を突き詰めないといけない場合、突き止める方法が間違えていると結果に繋がりません。

例えば、ミスが起きたときに報告書で「ちゃんと見ていなかった」と書いたとすると、では次はちゃんと見ましょう、二人で見るようにしましょうというふうになります。

ここで大切なことは、ミスが起きたときは体調や時間帯などをよりつきつめて事象に対する原因を深堀りしてPDCAを回すことです。

「ミスで人を疑うなら仕組みを疑え」人に原因をつけない。気合などを自称におかないことが大切です。ミスが起きたら、仕組みや環境を疑うようにしましょう。

ー業務改善にかかる工数の算出方法は?

元:そもそも業務改善活動は、工数から費用対効果を出すことはあまりマッチしません。

業務改善活動は日々のPDCA活動なので、工数ではなかなか測れないのです。

長期的に新しいことを行う人は、一定の時間をとって振り返る活動を常にしています。なので、そういったように意識を変えてみていただけたら嬉しいです。

ー税理士でお客さんの業務改革の手伝いがしたい場合、どのような勉強をしたらなれますか?

元:私が税理士だったら、税理士業では専門家なので、税処理に関わる本来あるべきな業務を洗い出すことからはじめていきます。

そこでお客さんと関わっていく中で業務を見直してみます。その方法がわからなかったら、業務フローに関わる本などを見て進めて行くと思います。

ー最後に一言おねがいします!

元:今後は既成概念にとらわれない働き型が大切になっていクと思います。

業務棚卸し表などもあるのでぜひ、新しい働き方を模索している方は連絡してください!