RPAcommunityによる業務可視化スペシャル イベントレポート‼

イベント概要

業務改善で書籍を発行した元山さんと、自社でプロセスマイニングツールの提供を行う弊社代表の与田には共通した課題があるそう…。

それが、今回のイベントテーマでもある「業務可視化」です。

RPAに興味関心のある人が集まるRPAcommunityとの共催で業務可視化をテーマとしたイベントを開催し、弊社代表の与田が業務可視化講師として登壇いたしました。

RPACommunity内で開催した本イベントは、応募者数342人といまだかつてない盛り上がりを見せ「業務可視化」というキーワードはRPAなどの自動化に関わる人にとって興味関心の強い分野であることが分かります。

イベントの詳細

業務改善の講師の元山さんと、弊社代表の与田が業務可視化&プロセスマイニングについてお話するイベントがRPACommunityと弊社の共催で開催されました!

このイベントでは主に「業務改善・業務可視化」をメインに解説していました。

これから業務改善・業務可視化に取り組みたい方、取り組んでいるがうまくいっていない方、興味のある方を対象としています。

イベントを開催した背景

業務改善や業務自動化がうまく行かいない企業は、だいだい目的設定や可視化がおろそかになっている。

RPAに負けずに業務可視化も盛り上げていきたい。

業務改善の前の取っ掛かりとして業務可視化を行うべき。

講師紹介

【業務改善講師】

元山文菜さん

卒業後(株)サクラクレパスに入社し、商品企画部プロダクトマネージャーとして活躍。

2008年、富士通(株)に転職し、営業管理業務のプロセスアウトソーシング(事務処理代行)やプロセス改善など歴任。 2017年2月に独立起業(株)リビカル代表取締役。バックオフィス業務全般に対するBPR(ビジネスプロセスリエンジニアリング)コンサルタントとして活動。BPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)やRPA(ロボティクスプロセスオートメーション)の導入や運用定着支援。各業務を属性別に分析し、適切な業務設計および組織構造の構築により、企業の経営資源拡大を支援する。

一方プライベートでは、2013年より障がいや難病女性向けフリーペーパー「Co-CoLife☆女子部」にボランティアで参加。

現在は編集長。発行元である特定非営利活動法人 施無畏(せむい)理事も兼任する。

BPIE認定番号00680231 ビジネス・プロセス革新エンジニア

WLB(ワークライフバランス)上級認定講師

小学3年生の娘をもつ母親。昨年本も出版している。

【業務可視化&プロセスマイニング 講師】

与田明さん

1995年生まれ 駒大苫小牧高校から駒澤大学体育会野球部に所属 大学4年時にRPAテクノロジーズにインターンとして参画し、 RPAのセールスから導入PoCの支援、客先での開発に従事。

新卒入社したアジアクエスト社ではRPA事業の立ち上げを行う。

2019年4月PLAY株式会社を創業し、現在もRPAを中心とした業務改革支援や開発者育成パッケージを提供。企業の業務自動化に携わる中で、自動化以前に業務可視化ができていないことにより自動化が進まないという課題を痛感し、海外では導入が進んでいるプロセスマイニングに注目した。

日本企業が使いやすいプロセスマイニングツールが存在しなかったため、独自に「Arkプロセスマイニング」を開発し国内のプロセスマイニング普及に向けて啓蒙活動を行っている。

主催

RPACommunity

RPACommunityは、RPAユーザー同士で情報や悩みを共有しながらRPAを学び、各々が目指す業務改善・働き方改革の実現に繋げる事を目的にしています。

コミュニティには多くの人が集まり、日々イベントや情報交換等を行っています。

URL→https://rpacommunity.connpass.com/

PLAY株式会社

PLAY株式会社は『業務自動化のプロフェッショナル集団』として、あらゆる先端技術を駆使して面倒な労働から人を解放して、心からやりたいことに誰もが注力できる世界を創っています。

2019年4月に会社を設立し、現在はArkプロセスマイニングという業務可視化ツールの開発と提供を行っています。

元山さん講義 「業務可視化のすすめかた」

今話題の業務可視化はなぜ大切なのか。

業務改善や業務効率化で見落としがちな業務可視化の重要性について、業務改善講師の元山さんがお話されていました。

元山さんがお話されていた内容を解説していきます!

なぜ可視化が大切なの?

元山さんがお話していた業務可視化が大切な理由は主に4つあります。

①オフィスワークは目に見えないから

オフィスワークは、まるで洋服ダンスにしまわれた服のように勝手に増えていきます。

知らないうちに、気がついたら業務が溜まってぐちゃぐちゃになってしまい、気がついたときには手に負えない状況になっている。

服を一度全部出して整理するように、タンスに入れたままでは服がどのくらいあるのかさえ分かりません。

この状態だと業務全体が見えていないことで、サボっていると思われる、勘違いする、評価ができない、業務が増えても対応ができないなどの問題が起こります。

②テレワークが進んで更に見えないから

人材の多様化により価値観や経験がバラバラな人が集まっているので、認識を合わせないとお互いの想定と違うアウトプットが出てきてしまいます。

テレワークによって、今まで以上に誰がどのように業務を行っているのか見えなくなったことも要因です。

生産性向上のためにも効率化をするべきですが、行っていないと業務がどんどん見えない状態になっていきます。

③日々の業務が曖昧な状態で進んでしまうから

④業務のデジタル化が推進されているから

最近では、多くの企業でデジタル化が推進されています。

業務の可視化を行わないと、上司からデジタル化をするよう言われても、どの業務を優先的に効率化するのかがわからず進めることができません。

もし可視化をする前に自動化を行おうとすると、業務がスパゲティのように複雑に絡まったり、自動化できない状態に悪化してしまうこともあります。

業務を可視化してデザインする

ビジネスプロセスはIPOの集合体

では、一つ一つの業務を紐解くためにはどのように考えたらいいのでしょうか?

元山さんは、業務の構成されている要素から理解していく必要があるとお話していました。

そもそも業務は、以下の3つで成り立っています。

① I Input

② P Process

③ O Output

この3つのIPOが重なってビシネスプロセス(業務)が作られているのです。

では、この考えをもとに何をすれば業務の可視化ができるのか。

以下でその方法をお話します。

業務を可視化する方法

●業務棚卸表

●フロー図

業務を可視化する主な方法はこの2つです。

業務棚卸し表と、フロー図というものを使用して業務を可視化していく方法があります。

これらを行う際は、先程のIPOを意識して粒度を揃えていくことが大切です。

業務をデザインする

可視化した業務は、ECRSの法則ををもとにデザインしていくことができます。

1〜3の順で

  1. 業務を捨てる  E→廃止(Eliminate)  仕事自体をなくせない?
  2. 業務を配置する C→結合(Combine) 作業を結合できない? R→入替・代替(Rearrange) 手順や担当を変えられない?
  3. 業務を整頓する  S→単純化(Simplify) もっと簡単にできない?

進めていく上で大切なこと

業務改善は日々のちょっとしたことを修正すること、業務改革は理想の状態をもとに改革していくことを言います。

可視化は大切というお話がありましたが、元山さんのお話する理想の状態は、まずはIPOを使って業務を可視化する。

次に、ECRSを使って業務のデザインを行う。

業務改革で全体を改善して、業務改善で日々メンテナンスを行うと業務がスリム化します。

与田さん講義 前半 業務改革の成功確率を爆上げする業務可視化

この講義では、業務改革の成功確率をバク上げさせるためにおこなうべき業務可視化についてお話しています。

業務可視化の必要性、業務可視化を行う方法や実際のやり方について解説していました!

なぜ業務可視化が必要なのか?

①業務のボトルネックがわかる

ーボトルネックを埋めるためにするべきことが分かるので、闇雲に自動化せずにすむ

②対象業務がわかる

ー事前に効果の出やすい業務を知ることができる

③業務改善の効果がわかる

ー損切りや新しい策を打つ

ー効果が出たら他部署に展開できる

業務可視化の位置づけ・できること

こちらの図は、業務可視化の全体像です。

元山さんの話でいうと、業務可視化の矢印までが業務可視化で、それ以外が業務改善に当たります。

この図をみると、業務可視化が業務改革において最初の段階にあることが分かると思います。

業務可視化は本来、業務改革で自動化などを行う以前に最初に着手すべきで、ここを飛ばしてしまうと先程お話したように業務の状態が悪化するなどのトラブルが発生し、改革を行うこと自体が難しくなります。

次に、業務可視化をすると出てくるアウトプットについてです。

業務可視化をおこなうと、組織図と業務棚卸表、業務量調査表がアウトプットになります。

各アウトプットを簡単にまとめると、

①組織図…どのような組織体制で業務が行われているかが分かります。

オフィス業務は人に紐づくので重要な要素です。

②業務棚卸表…対象の部署にどのような業務があるのかが分かる

ごのような業務が存在していて、各業務がどこに紐付いているのかを確認することができます。

③業務量調査表…各業務でどの程度工数がかかっているのかが分かる

各業務が年間でどのくらい行われているのかを確認できます。これにより、理想の業務状態とどのくらいの差があるのか、どこに時間がかかっているのかなどが可視化されます。

アウトプットを作成するための方法

■業務ヒアリング

予算は安いが正確性や効率にかける

■工数入力

予算は安く、業務ヒヤリングよりはマシだが、担当者の負担が大きい

■プロセスマイニング

正確性が高く、ヒヤリングが最小限なので工数は少なくなる。

ただコストは高くなる。

以上が業務改革の成功確率を爆上げする業務可視化の講義内容です。

この先では業務可視化ソリューションの1つであるプロセスマイニングについて解説していきます!

与田さん講義後半 RPAを最大限に活かす!?プロセスマイニング入門編

プロセスマイニングとは?

プロセスマイニングは、業務改革を効率的に進めていくための手段です。

先程の講義でお話した業務改革の全体像でいうと、業務可視化、現状分析、効果測定などの計測や分析が必要な箇所で効果を発揮します。

業務改革では、業務ヒヤリングに工数がかかること、抜け漏れが多いことが課題となっています。

多くの工数がかかることで思うように改革が進まなかったり、アウトプットに抜けが多くて効率化への参考材料にならないなどが具体的な例です。

これらの課題を解決するために、人の手で行うヒヤリングではなく、業務ログをもとに行う可視化に特化したツールがプロセスマイニングです。

プロセスマイニング導入の流れ

プロセスマイニングを導入するための流れは下記のとおりです。

  1. キックオフ(導入目的、対象部署、ゴール設定など)
  2. ログ取得セットアップ
  3. ログ紐づけ
  4. 可視

1のキックオフで、どのような目的で業務改革を行うのか、どのような状態になっていくことが理想かなどの設定を行います。

2で業務ログを取得するためにアプリインストールなどの準備を行い、3でログの紐付けを行います。

そうすることで、最終的に可視化が行えるという流れです。

プロセスマイニングとタスクマイニングの違い

誰がどの業務をどのくらい行っているのかを可視化→タスクマイニング

特定の業務をどのように行っているのかを可視化→プロセスマイニング

イベントでは、プロセスマイニングとタスクマイニングの違いを実際のツールを使用して見ることが出来ました!

プロセスマイニングはセロニスの公式サイトからhttps://demo.eu-1.celonis.cloud/process-mining/public/80894f74-4c61-432d-8cc3-2e7cefcc65a9/#/frontend/documents/80894f[…]94e5-41d2-95dc-0e26b97b6738

タスクマイニングは弊社で提供を行っているArkプロセスマイニングのテスト画面でアウトプットを出していました。

以上がプロセスマイニングの入門編になります。

また、プロセスマイニングについてもっと詳しく知りたい方はこちらの記事からご覧ください。

まとめ

今回の業務可視化イベントレポートはいかがでしたか?

業務可視化、効率化というとついつい難しいという印象を持ってしまいがちです。

ですが、業務可視化はやろうと思えば今すぐにでも誰でも出来るものだと言うことがこのイベントでおわかりいただけたかと思います。

このイベントレポートを通して、業務可視化の重要性と具体的なアクションが皆さんに少しでも提示できていたら嬉しいです。

最後までお読みいただきありがとうございました。